Türk Borçlar Kanunu’nda yer alan tanıma göre sözleşme, tarafların iradelerinin karşılıklı ve birbirine uygun açıklamalarıyla meydana gelen hukuki işlemdir. Sözleşmelerin asıl amacı tarafların talep ve isteklerini tam olarak yansıtmak ve ileride ortaya çıkabilecek uyuşmazlıkları en aza indirgemektir. Bu nedenle, sözleşme hazırlanırken yer alması gereken hususlara dikkat etmek gerekir.
Öncelikle tipik bir sözleşmede yer alması gereken temel başlıklar şunlardır:
1. Sözleşmenin tipi (eser, inşaat, vekalet gibi)
2. Tarafların kimlik bilgileri ve tebligat adresleri
3. Sözleşmenin amacı
4. Sözleşmenin konusu
5. Sözleşmede yer alan hususların tanımları
6. Tarafların hakları
7. Tarafların yükümlülükleri
8. Sözleşmenin süresi
9. Sözleşmenin sona ermesi
10. Mücbir sebepler
11. Sözleşmenin feshi
12. Cezai Şart
13. Teminat
14. Ekler (Teknik belgeler, sirküler, sicil gazetesi eki gibi)
Sözleşmelerde dikkat edilmesi gereken hususlardan biri şekil şartıdır. Kanunlarda açıkça resmi şekle tabi tutulan bir sözleşme o şekil şartına uygun olarak yapılmazsa, sözleşme geçersiz sayılır. Sözleşmede tarafların hak ve yükümlülükleri detaylıca belirtilmelidir. Sözleşme tarihi, süresi ve bitiş tarihi net olarak belirtilmeli, sözleşmenin uzaması durumunda neler olabileceği hüküm altına alınmalıdır.
Sözleşmeye mutlaka bir başlık konulmalıdır. Sözleşme imzalanırken tarafların ehil olup olmadıkları kontrol edilmelidir. Kimlikleri, imza sirküleri var ise vekaletnameleri sözleşmeye eklenmelidir. Şirket temsilcilerinin imzaları ile birlikte kaşe de kullanması gerekmektedir. Ayrıca her sayfaya paraf atılmalı, son sayfaya imza atıldığından emin olunmalıdır. Sözleşmenin sonunda kaç sayfa ve kaç nüsha olarak düzenlendiği belirtilmelidir. Sözleşme öncelikle taslak halinde hazırlanıp karşı tarafın incelemesine sunulabilir ve ihtilaflı noktalar karşılıklı görüşmeler halinde giderilebilir.
Sözleşmenin en önemli prensiplerinden biri tarafların sözleşmeden ne istediklerinin açıkça ve boşluğa yer bırakmayacak şekilde kağıda dökülmüş olmasıdır. İhtilaf halinde neler yapılacağı konusunda taraflar talep ederse hakem veya arabulucuya başvuru şeklinde maddeler de eklenebilir.
Sözleşme hazırlanırken sözleşmenin içeriğinin saptanarak o sözleşmenin hangi hükümlere tabi olacağı, hangi zorunlu unsurları içermesi gerektiği dikkatle incelenmelidir.
Sözleşmede bir diğer önemli husus ifa yeri ve ifa zamanıdır. Ayrıca yetki şartına yer verilmesi de sorunların aza indirgenmesine yardımcı olacaktır.
Sözleşmelerde en can alıcı hususlardan biri, taraflardan birinin üzerine düşen yükümlülüğü yerine getirmemesi durumunda hangi sonuçlarla karşılacağını hüküm altına alan cezai şarttır. Belirli bir miktar para cezai şart olarak belirlenebileceği gibi, kanuna ve ahlaka aykırı olmayan herhangi bir cezai şart belirlenmesi de mümkündür.
Ayrıca, damga vergisine tabi olan sözleşmelerde damga vergisinin hangi tarafa ödetileceğine de dikkat etmek gerekir. Damga Vergisi Kanunu gereğince damga vergisine tabi olan sözleşmeler üzerinden damga vergisi alınmasında uygulanan esaslar şu şekilde özetlenebilir:
Sözleşmeleri imzalayanlar damga vergisi ödemekle mükelleftir. Sözleşmeler üzerinden alınacak damga vergisi oranı binde 9,48’dir.
Bir nüshadan fazla olarak düzenlenen sözleşmelerin her nüshası ayrı ayrı aynı miktar veya oranda damga vergisine tabidir.
Aynı sözleşmede birbirinden tamamen ayrı birden fazla işlem bulunması halinde bunların her birinden ayrı ayrı vergi alınır.
Bir sözleşmede bulunan birden fazla işlem birbirine bağlı ve bir asıldan doğma olduğu takdirde damga vergisi, en yüksek vergi alınmasını gerektiren işlem üzerinden alınır.
Bir ay içinde düzenlenen sözleşmelerin vergisi sürekli mükellefiyete tabi olanlar tarafından ertesi ayın yirmi üçüncü günü akşamına kadar vergi dairesine bir beyannameyle bildirilir. Beyan edilen vergi aynı ayın yirmi altıncı günü akşamına kadar vergi dairesine ödenir.
Sürekli mükellefiyetin gerekli olmadığı hallerde sözleşmelerin düzenlendiği tarihi izleyen on beş gün içinde vergi dairesine beyannameyle bildirilir ve aynı süre içinde ödenir.
Özetle, sözleşme hazırlanırken başlık, tarih, konu, taraflar, sözleşmenin özeti, şekil şartı, damga vergisi, cezai şart, yetki belgeleri ve vekaletnameler, görevli mahkeme, sözleşmenin uzaması, yenilenmesi, teminat, devir yasağı gibi hususlara dikkat etmek gerekir.
