TİCARİ DEFTERLER - 1 (YEVMİYE DEFTERİ)

Tacirlerin ve şirketlerin ekonomik varlığına ilişkin davalarında ‘’ticari defterler’’ çok büyük bir yer tutmaktadır. Neredeyse davanın temelini oluşturan bilirkişi incelemesi ile ‘’ticari defterler’’in kayıtları, davanın sonucunu belirlemektedir. Bu yüzden ‘’ticari defterler’’ hem mevzuatta hem de uygulamada önemli bir kaynak teşkil etmektedir. Ancak öncelikle ticari defter kavramının hem hukuk düzenimizde hem de uygulamada kullanımına göz atmak gerekmekte.

‘’Ticari defterler’’, tacirlerin ve şirketlerin işletmeleri hakkında ekonomik ve faaliyet anlamda tüm detayları işledikleri ve tutulması zorunlu olan defterlere verilen isimdir. Şirketin veya işletmenin kurulduğu günden itibaren tutulması zorunlu olan ticari defter, şirket veya işletmenin kapatılması durumunda da zorunlu kılınmıştır. Kimlerin ne tür ticari defter tutacağı ise kanunda net bir şekilde belirlenmiştir. (TTK m.64) Gerçek kişiler ile tüzel kişiler yevmiye defteri, defteri kebir ve envanter defteri tutmakla yükümlüdürler. Bununla birlikte tüzel kişiler, yani gerçek olmayan kişiler de işletme ile ilgili karar defterini tutmak zorundadırlar.

Gerçek kişiler isterse bu defterlerin yanında beyana tabi defterler de tutabilirler. Ayrıca özel hükümler ile tutulması zorunlu (Tellal defteri gibi) defterler de bulunmaktadır. Tüzel kişiler de yukarıda sayılan defterlerin tamamını tutmak zorundadır. Beyana tabi olan defterlerde ise gerçek kişi tacirlerle aynı durum söz konusudur.

Ticari defterler, ticari davaların tamamında delil olarak kullanılabilir. 2011 yılında yürürlüğe giren HMK 222. madde[1] ile ticari defterlerin önemi biraz daha artmıştır. Özellikle ticari davalarda başka delil bulunmadığı zamanlarda, ticari defterlere başvurulması gerekir. Bu da ticari defterin ne kadar önemli olduğunu ortaya koymaktadır. Yeni Ticaret Kanunu'nda işletmelerin ticari defterleri ne kadar saklamak zorunda olduğu belirlenmiştir. Her işletme ticari defterlerini 10 yıl süre ile saklamak zorundadır.[2] (TTK m.82/5)

1- TİCARİ DEFTER TÜRLERİ

Uygulamada en çok dikkat edilen ticari defter türleri ise ‘’yevmiye defteri’’ ‘’envanter defteri’’ ve ‘’defteri kebir’’dir. Bunun yanı sıra, ‘’pay defteri’’, ‘’genel kurul toplantı ve müzakere defteri’’, ‘’müdürler kurulu defteri’’ gibi çeşitli ticari defterler de bulunmaktadır. Bunlardan ilk olarak ‘’yevmiye Defteri’’ incelenecek olursa;

A. Yevmiye Defteri (Günlük Defter) :

Yevmiye defteri, kayda geçirilmesi gereken işlemlerin ilgili belge veya ispata dayanan evraktan çıkarılarak tarih sırasıyla ve madde halinde düzenli olarak yazıldığı defterdir. Ticari işlemlerin belgelere dayanarak tarih sırası ile maddeler halinde kaydedildiği deftere yevmiye defteri (Günlük Defter) denir.

A.1.Yevmiye Defterinin İçeriği

Yevmiye maddelerinin en az aşağıdaki bilgileri içermesi şarttır;

- Madde sıra numarası,

- Tarih,

- Borçlu hesap,

- Alacaklı hesap,

- Tutar,

- Her kaydın dayandığı belgelerin türü ile varsa tarihleri ve sayıları.

Yevmiye defteri ciltli ve sayfaları müteselsil sıra numaralı olur; vergi kanunlarına uygun olmak şartıyla müteharrik(yer değiştirebilen) yapraklı defterler de kullanılabilir.

A.2. Yevmiye Defterinin Tutulma Usulü

- Yevmiye defteri Türkçe tutulur. Kayıtlarda Türk para birimi kullanılır.

- Türkçe kayıtlar bulunmak kaydıyla yevmiye defterinde, başka dilden kayıt da yapılabilir.

- Kayıtlarda kısaltmalar, rakamlar, harfler ve semboller kullanıldığı takdirde, bunların anlamları duraksamaya yer bırakmayacak kesinlikte ve tekdüze olur.

- Defterlere yazımlar ve diğer gerekli kayıtlar, eksiksiz, doğru, zamanında ve düzenli olarak yapılır.

- Defterlerde kayıtlar arasında boşluk bırakılamaz ve satır atlanamaz.

- Ciltli defterlerde, defter sayfaları ciltten koparılamaz. Tasdikli müteharrik yapraklarda bu yaprakların sırası bozulamaz ve bunlar yırtılamaz.

- Kayıt edilecek işlemlerin, işin hacmine ve gereğine uygun olarak muhasebenin intizam ve vuzuhunu bozmayacak bir zaman zarfında kaydedilmesi şarttır. Kayıtlar on günden fazla geciktirilemez.

- Kayıtlarını devamlı olarak muhasebe fişleri, primanota (bankalarda kullanılan bir tür icmal belgesi) ve bordro gibi yetkili amirlerin imza ve parafını taşıyan düzenli belgelere dayanarak yürüten işletmelerde, işlemlerin bunlara kaydedilmesi, deftere işlenmesi hükmündedir. Ancak bu kayıtlar dahi defterlere 45 günden daha geç intikal ettirilemez.

- Yevmiye defteri maddelerinde yapılan yanlışlar ancak muhasebe kurallarına göre düzeltilebilir.

- Bir yazım veya kayıt, önceki içeriği belirlenemeyecek şekilde çizilemez ve değiştirilemez. Kayıt sırasında mı yoksa daha sonra mı yapıldığı anlaşılmayan değiştirmeler yasaktır.

- Kayıtlardaki hatalara ilişkin çizimler; saklayıcı, örtücü ve karartıcı değil düzeltici ve gerçeği yansıtıcı olur. Eski kayıtlar karalanamaz, kapatılamaz, herhangi bir madde veya araçla silinemez, görülecek, okunacak, ne olduğu bilinecek tarzda temiz bir biçimde çizilir.

A.3. Yevmiye Defterinin Açılış Onayı

- Fiziki ortamda tutulan yevmiye defterinin açılış onayı kuruluş sırasında ve kullanmaya başlamadan önce yaptırılır.

- Yevmiye defterinin açılış onayının her hesap dönemi için yapılması zorunludur. Yevmiye defterinin izleyen faaliyet dönemlerindeki açılış onayı, yevmiye defterinin kullanılacağı faaliyet döneminin ilk ayından önceki ayın sonuna kadar yaptırılır.

- Yevmiye defterinin açılış onayı noter tarafından yapılır. Ticaret şirketlerinin ticaret siciline tescili esnasında yevmiye defterinin açılış onayı ticaret sicili müdürlükleri tarafından da yapılabilir. Açılış onayının noter tarafından yapıldığı hallerde ticaret sicili tasdiknamesinin noterce aranması zorunludur.

- Yevmiye defterinin hesap dönemi içinde dolması dolayısıyla veya başka sebeplerle yıl içinde yeni defter kullanmaya mecbur olunması durumunda, yeni yevmiye defteri kullanılmaya başlanmadan önce açılış onayı yaptırılmalıdır.

Noterler ile ticaret sicil müdürlüklerinin yapacağı açılış onayı defterin ilk sayfasına yazılır ve aşağıdaki bilgileri içerir:

- Defter sahibinin; gerçek kişilerde adı soyadı, tüzel kişilerde unvanı,

- Defter sahibinin iletişim bilgileri (adres, telefon, e-posta adresi),

- İşletmenin merkezi,

- MERSİS numarası,

- Şirketin faaliyet konusu,

- Tacir sermaye şirketi ise taahhüt edilen ve ödenen sermaye miktarı,

- Defterin türü,

- Defterin kaç sayfadan ibaret olduğu,

- Defterin kullanılacağı hesap dönemi,

- Onay tarihi,

- Onayı yapan makamın resmi mühür ve imzası.

Ciltli yevmiye defterinin sayfalarının sıra numarasıyla teselsül ettiğine bakılarak, bu sayfalar teker teker onay makamının resmi mührü ile mühürlenir.

Müteharrik (yer değiştirebilen) yapraklı yevmiye defteri kullanan tacirler bir yıl içinde kullanacaklarını tahmin ettikleri sayıda yaprağı aynı esas çerçevesinde onaylattırırlar. Onaylı yapraklar bittiği takdirde, yeni yapraklar kullanılmaya başlamadan önce onaylatılır. Bunların sayfa numaraları onaylı yaprakların sayfa numaralarını takiben teselsül ettirilir. Tasdik makamı, ilave yaprakların sayısını ilk onayın altına kaydeder ve bu kaydı usulüne göre onaylar.

A.4. Yevmiye Defterinin Kapanış Onayı

- Yevmiye defteri kapanış onayı, izleyen hesap döneminin altıncı ayının sonuna kadar yaptırılmalıdır.

- Yevmiye defterinin kapanış onayı noter tarafından yapılır.

- Kapanış onayı, son kaydın altına noterce ”Görülmüştür” ibaresi yazılarak mühür ve imza ile onay suretiyle gerçekleştirilir.

A.5. Yevmiye Defteri Onay Yenileme

- Yeterli yaprakları bulunan yevmiye defteri, yeni hesap döneminin ilk ayı içerisinde onay yenilemek suretiyle kullanılmaya devam edilebilir.

- Onay yenilemede defterlerin türü değiştirilemez.

- Yevmiye defterinde son kaydın altına yazılacak “Görülmüştür” ibaresinin yanında onay yenileme kısmında aşağıdaki bilgilerin yer alması zorunludur:

a. Açılış onayında bulunması gerektiği hüküm altına alınan hususlarda bir değişiklik olmuşsa bu değişiklikler,

b. Defterin kalan sayfa adedi,

c. Kullanılmaya devam edileceği hesap dönemi,

d. Onay tarihi,

e. Onay makamının resmi mühür ve imzası.

f. Onay yenileme işleminde defterlerin kalan sayfalarının tekrar mühürlenmesine ve sıra numarası verilmesine gerek yoktur.

A.6. Yevmiye Defterinin Saklanma Zorunluluğu

Yevmiye defteri ve bu defterlere yapılan kayıtların dayandığı belgeler sınıflandırılmış bir şekilde on yıl saklanmak zorundadır. On yıllık saklama süresi, yevmiye defterine son kaydın yapıldığı veya muhasebe belgelerinin oluştuğu takvim yılının bitişiyle başlar. (TTK m.82)

Vergi Usul Kanunu ve ilgili mevzuat hükümleri mahfuz kalmak kaydıyla, yevmiye defterine yapılan kayıtların dayandığı belgeler, okunur hale getirildiklerinde içerik olarak örtüşmeleri, saklama süresi boyunca her an ulaşılabilmeleri ve uygun bir süre içerisinde okunabilir hale getirilebilmeleri şartıyla görüntü veya veri taşıyıcılarda da saklanabilir.[3]