İş ortamında huzur bulmak zor. Sürekli konuşmalar, tıklanan klavyeler, bitmek bilmeyen telefon sesleri…Joe McCormack adlı yazar, “Gürültü: Kimse Odaklanamadığında Yaşamak ve Liderlik Etmek” (Noise: Living and Leading When Nobody Can Focus) adlı kitabında işyerindeki gürültüyü ve sessizlik ihtiyacını her patronun anlayabileceği şekilde kısa bir mektupla özetlemiş. Şöyle diyor;

“Her sabah, işe giderken, sabah yolculuğumdan korkuyorum. Hayır, trafik veya zaman kaybı değil, sonunda beni bekleyen şeyden dolayı. Sorun insanlar değil. Onlar güzel, hoşgörülü ve genellikle yardımseverler. Fakat nasıl desem, burada çok fazla dikkatsiz hareket, başıboş davranışlar, işe yaramaz kelimeler ve anlamsız takıntılar var. Zihnim hemen ve sürekli olarak nereye gitmem gerektiğini anlamak için bir şeylere tutunmaya çalışırken kendimi daha çok kuyruğunu yakalamaya çalışan bir kedi gibi hissediyorum. Beynim sürekli olarak netleştiremediğim veya yönlendiremediğim bir "gürültü" nün bunaltıcı tacizinde bocalıyor. Hep ama hep dikkat dağıtılıyor, hep bölünüyorum.

Hayır, bir kütüphane gibi tamamen sessiz bir ortamdan bahsetmiyorum; ama enerjiyle dolu olan, amacı olan- ve duraklamalarla dolu bir ortam. Eğer bir yolculuğa benzetilseydi, sadece sürekli yürümek yerine planlama, dinlenme ve toparlanma için ayrılan molaların olduğu bir yolculuk.

Çalıştığım yerden ayrılmak isteyebilirim ama … Neyse, nereye giderim ki? Eve mi yoksa bir parka mı? Uzun bir yürüyüşe çıkar mıyım? Belki… Peki ya işyerim bana farklı bir mekan verse. Biraz veya çok düşünebileceğim bir yer...Özünde düşüncesiz olmayan bir yer. Dengeli, bağlantılı ve amaçlı hissedebileceğim bir yer... Şirket kasveti değil. Sık sık zorlayıcı ve anlamlı şeyleri yapabileceğim bir yer... Sıkça yararsız olan şeyleri değil.”

Joe McCormack çok haklı. Günümüzde işyerindeki gürültü, çalışanların en çok yakındığı problemlerden biri olduğu gibi, bu durum işe gelmeme ve personel devir hızı nedeniyle işletmelere milyarlarca dolarlık maliyet de getiriyor. Steelcase tarafından yapılan bir çalışma, bugünün çalışanlarının %95'inin sessiz ve özel alanlara ihtiyaç duyduğunu, ancak yalnızca %40'ının işyerlerinin bu imkanı sağladığını ortaya koydu. Ipsos tarafından yapılan bir başka araştırma, açık ofislerde çalışanların gürültü nedeniyle günlük olarak ciddi oranda verimlilik kaybettiğini ve %49'unun kolaylıkla odaklanamadığını tespit etti.

Dünya genelindeki en büyük şirketler, çalışanlarının işyerinde streslerini atabilmelerine yardımcı olmak için sessiz alanlara yönelik yenilikçi çalışma alanı tasarımlarına girişmiş durumda. Salesforce, San Francisco ofislerinin her katına bir meditasyon odası ekledi ve SRAM, çalışanları için açık hava toplantı alanları ile birlikte çatı bahçeleri oluşturdu. Google, Facebook ve Nestle ise küçük odacıklar kullanarak konsantrasyonu koruyan çalışma ortamı ve kısa uyku molaları için mahremiyet sağlıyor. Türkiye’de ise finansal teknoloji şirketleri çalışan refahı için geliştirdikleri yöntemlerle göz dolduruyor. Papara ve Iyzico çalışanları için tasarladıkları sessiz mekanlar, uyku odacıkları ve açık dinlenme alanları ile gözde şirketler arasında yer aldı bile.

İş ortamında sessiz alan sağlamak o kadar da karmaşık ya da pahalı değil. Bir bahçe veya açık alanı bir bina içinde oluşturmak mümkün olmayabilirse de küçük fiziki değişiklikler yaparak çalışanların refahını arttırmak mümkün. İşte uzmanlardan sekiz faydalı fikir:

Mobilyalar kullanarak alanları tanımlama: Koltuklar, oturma alanları ve taşınabilir masalar kullanarak ofisin bir köşesini çalışanlar için özel bir alana dönüştürebilirsiniz.

Taşınabilir beyaz tahtalar, perdeler, ekranlar ve mekan bölücü seperatörler kullanarak çalışanlarınıza özel veya sessiz zamanlar tanıyabilirsiniz.

Büyük bir toplantı odasını cam paneller ekleyerek daha küçük odalara ayırabilirsiniz. Cam, gizlilik hissi verirken görünürlüğe olanak sağlar.

Her ofisin bir açık alanı olmayabilir. Ancak, varsa, çalışanlarınızı bu alanı kullanmaya teşvik etmek için masa ve sandalyeler ekleyebilirsiniz.

Ofisin bir köşesini sessiz bölge yapabilirsiniz. Çalışanlara istedikleri zaman bu alanı kullanabileceklerini, ancak buranın teknoloji olmadan ve gürültüsüz bir alan olması gerektiğini hatırlatmayı unutmayın.

Çalışanlarınızı kulaklık kullanmaya teşvik edin.

Mola odasını ses geçirmez hale getirin. Çalışanlarınızı arka plandaki çalışma gürültüsünden ayırmak için sesi emen tavan paneller ekleyebilirsiniz.

Güneş ışığı alan bir pencere yanında iç mekan bir bahçe oluşturarak çalışanları oturmaya, D vitamini almaya ve iş yapmaya teşvik edin. Çalışanların dışarıyı görebildiği durumlarda performanslarının %25'e kadar arttığı tespit edilmiştir.

Doğal ışığı en iyi şekilde kullanın. Mümkün olduğunca çok doğal ışık alabilen bir düzenleme yapın. Perdeleri veya engelleri kaldırarak pencerelerden gelen ışığın ofise yayılmasını sağlayın. Aydınlatma armatürlerini yerleştirirken çalışma alanlarını doğru şekilde aydınlatmayı ve gölgeleri en aza indirmeyi hedefleyin.

Ekstra aydınlatma kaynakları ekleyin. Masa lambaları veya spot ışıklar gibi ekstra aydınlatma kaynakları ekleyerek çalışma alanlarını daha iyi aydınlatabilirsiniz. Böylece çalışanlar daha rahat bir şekilde çalışabilecek ve göz yorgunlukları azalacaktır.

Göz yorgunluğunu azaltan ekranlar kullanın. Bilgisayar ekranları veya monitörler için göz yorgunluğunu azaltan filtreler veya mat kaplamalar kullanmayı düşünebilirsiniz.

Çalışanlarınızın rahatlamak için ayrı bir alanı olması gerekmektedir. Farklı amaçlar için farklı alanların kullanılmasını teşvik etmek de önemlidir - sessiz bir alan sadece rahatlama ve düşünmek için olabilirken, başka bir alan sessiz çalışma için olabilir.

Ofis tasarımının önemli bir parçası, çalışanlarınızı her açıdan desteklediğinizi ve çalışmalarını takdir ettiğinizi göstermelidir.  Akıllı ofis tasarımı, şirketlerin en iyi yetenekleri işe almasına ve elinde tutmasına yardımcı oluyor. Bu sebeple firmalar, en iyi yetenekleri elde tutmak için işyerlerini mümkün olduğunca canlı hale getirmenin yollarını arıyor. Günümüzde kalifiye çalışanların çoğu, işyerinde kendi refahının arttırılması için ne yapıldığına önem veriyor.  İş ilanlarında artık maaş haricinde mevcut ofis ortamının özellikleri araştırılıyor.

Çalışan refahını önde tutan tasarıma sahip işletmelerin, üst düzey yetenekleri çekme ve elde tutma konusunda müthiş bir avantaja sahip olduğunu belirtmeye gerek yok sanırım.