Bir işletmeyi kendi ad ve hesabına işleten kişi TTK kapsamında tacir olarak anılmaktadır. Tacir olmanın ticaret hukuku çerçevesinde kişiye sağladığı haklar ve sorumluluklar bulunmaktadır. Ticari defterler de tacire tanınmış olan bu hak ve sorumlulukların ortak bir göstergesidir.

Bütün tacirlerin, tacir sayılanlar ve tacir gibi sorumlu olanların TTK ve VUK’a göre tutmakla zorunlu oldukları ticari defter ve belgeler bulunmaktadır.

Ticari defter ve belgelere dayanılarak söz konusu işletmenin ya da tacirin cirosu, kâr zarar durumu, işletmenin/tacirin kişi ve kuruluşlara olan borç alacakları belirlenebilmektedir. Aynı zamanda usulüne uygun olarak tutulmuş olan ticari defterler, bir uyuşmazlık çıktığı takdirde sahibi lehine delil olabilecekleri için de ispat hukuku açısından önem arz etmektedir. Bununla birlikte ticari defterler kanunun aradığı usule uygun olarak tutulmamışsa bu sefer sahibi aleyhine delil olabileceğinden TTK’da belirtilen esaslara dikkat edilerek ticari defterlerin tutulması ve kullanılması gerekmektedir.

Tacirin tutmakla yükümlü olduğu ticari defterler TTK’nın  64. maddesinde belirtilmiştir. Tacir yevmiye defteri, defteri kebir ve envanter defteri ile işletmenin muhasebesiyle ilgili olmayan pay defteri, yönetim kurulu karar defteri ve genel kurul toplantı ve müzakere defterini tutmakla yükümlüdür. Gerçek veya tüzel kişi olup olmadığına bakılmaksızın yevmiye defteri, defteri kebir ve envanter defterini her tacirin tutması zaruridir. Şahıs şirketlerinin bu defterlere ek olarak genel kurul toplantı ve müzakere defterini tutması gerekmektedir. Anonim ve sermayesi paylara bölünmüş komandit şirketler ile kooperatiflerin bu defterlere ek olarak pay defteri ile yönetim kurulu karar defterini tutması gerekmektedir. Limited şirketlerin ise zorunlu tutulması gereken defterlere ek olarak yalnızca pay defteri ile genel kurul toplantı ve müzakere defterini tutması yeterlidir. Nitekim Limited şirketlerde yönetim kurulu olmadığı için yönetimi gerçekleştirecek müdür ya da müdürler tarafından haricen müdürler kurulu defterinin de tutulması mümkündür.

Kayda geçirilmesi gereken işlemleri tarih sırasıyla ve maddeler halinde düzenli bir şekilde yazmaya özgülenmiş olan ticari defterler yevmiye defteri olarak tanımlanmaktadır. TTK’nın 64/3.maddesinde fiziki ortamda tutulan yevmiye defterlerinin açılış onaylarının kuruluş sırasında ve kullanılmaya başlanmadan önce noter ya da ticaret sicil müdürlükleri tarafından yapılması gerektiği, kapanış onayının ise yine noter tarafından yevmiye defterinin tutulduğu faaliyet dönemini izleyen dönemin altıncı ayının sonuna kadar yaptırılması gerektiği belirtilmiştir. Defteri Kebir, yevmiye defterine geçirilmiş olan işlemleri sistemli bir şekilde hesaplara dağıtan ve tasnifli olarak bu hesaplarda toplayan defterdir. Yevmiye defterinden farklı olarak defteri kebirin yalnızca açılış onayının yapılması yeterli görülmüştür. Envanter defteri ise işletmenin aktif ve pasiflerinin değerleri ile gösterildiği listedir.

Özel hukuk hükümlerine göre idare edilmek üzere kurulmuş olan devlet, il özel idaresi, belediye ve köy ile diğer kamu tüzel kişileri tarafından kurulan ve tüzel kişiliği bulunmayan ticari işletmeler ile kamu yararına çalışan dernek ve gelirlerinin yarıdan fazlasını kamu görevi niteliğindeki işlere harcayan vakıflar tarafından kurulan ticari işletmeler ve bunlara benzeyen ve tüzel kişiliği bulunmayan diğer ticari teşekküllerin de yevmiye defteri, defteri kebir ve envanter defterini tutma yükümlülüğü bulunmaktadır.

TTK’nın 64. maddesine göre ticari defterlerin açılış ve kapanış onayları yaptırılmalı, defterler açıklık ve doğruluk esasına uygun olarak ve Türkçe tutulmalıdır. 6335 sayılı Kanunla yapılan değişikliğe göre ise elektronik ortamda tutulacak olan ticari defterlerin açılışında ve yevmiye defteri ile yönetim kurulu karar defterinin kapanışında noter onayının aranmasına gerek bulunmamaktadır.

TTK’nın ‘Defter Tutma Yükümlülüğü’ başlığı altında yer alan 64. maddenin 3. fıkrasında fiziki ortamda tutulan yevmiye defteri, defteri kebir ve envanter defteri ile dördüncü fıkrada sayılan defterlerin (pay defteri, yönetim kurulu karar defteri, limited şirketlerde müdürler kurulu karar defteri ile genel kurul toplantı ve müzakere defteri gibi işletmenin muhasebesiyle ilgili olmayan defterlerin) açılış onayları, defterlerin kullanılacağı faaliyet döneminin ilk ayından önceki ayın sonuna kadar notere yaptırılacağı belirtilmiştir. Pay defteri ile genel kurul toplantı ve müzakere defteri yeterli yaprakları bulunmak kaydıyla izleyen faaliyet dönemlerinde de açılış onayı yaptırılmaksızın kullanılmaya devam edilebilmektedir. Yevmiye defterinin kapanış onayı, izleyen faaliyet döneminin altıncı ayının sonuna kadar, yönetim kurulu karar defterinin kapanış onayı ise izleyen faaliyet döneminin birinci ayının sonuna kadar notere yaptırılmaktadır. Açılış onayının noter tarafından yapıldığı hâllerde noter, ticaret sicili tasdiknamesini aramak zorundadır. Anlaşılacağı üzere, TTK’da kapanış tasdikleri sadece yevmiye defteri ve yönetim kurulu karar defteri ile sınırlandırılmış olup, diğer defterler için bir zorunluluk yer almamaktadır.

Ticari defter tutma yükümlülüğüne uymamanın sonuçları ticaret hukuku, icra- iflas hukuk, medeni usul hukuku, vergi hukuku ve ceza hukuku alanında farklılık göstermektedir. TTK’nın 67. ve 562. maddesinde, kanunun aradığı şekilde ticari defter tutma yükümlülüğünü yerine getirmeyen kişinin ağır para cezaları ödemekle yükümlü olacağı, Vergi Usul Kanunu’nun 352. maddesinde de usulsüzlük cezası yaptırımının uygulanacağı belirtilmiştir. HMK açısından ise bu yaptırımlar özellikle ticari defterlerin sahibi lehine ve aleyhine delil olması bakımından önem arz etmektedir.

Ticari defterleri uyuşmazlık çıktığı takdirde kendi lehine delil olarak kullanmak isteyen tacir, HMK’nın 222. maddesinde belirtildiği şekilde tutmakla yükümlüdür. Buna göre 222. madde kapsamında ticari defterlerin ticari davalarda delil olarak kabul edilebilmesi için eksiksiz ve usulüne uygun olarak tutulmuş, açılış kapanış onayları yaptırılmış ve kayıtların birbirini doğrulamış olması gerekmektedir. Bu esaslara uygun olarak tutulan ticari defterlerin sahibi ve halefleri lehine delil olarak kullanılabilmesi için ise karşı tarafın aynı şartlara uygun olarak tutulmuş ticari defterlerindeki kayıtların bu kayıtlara aykırı olmaması veya ilgili hususta hiçbir kayıt içermemesi ya da bu kayıtların aksinin senet veya diğer kesin delillerle ispatlanmamış olması zaruridir.

Karşı tarafın tuttuğu ticari defterin içeriğindeki kayıtlarla defterleri lehine delil olarak kullanmak isteyen kişinin ticari defterlerindeki kayıtlar birbiri ile uyuşmuyorsa bu durumda defter kayıtları lehe delil olarak kullanılamayacaktır.

Defterleri lehine delil olarak kullanmak isteyen tacirin, ticari defterlerinde bulunan kayıtlara rağmen karşı tarafın ticari defterlerinde ilgili hususta hiçbir kayıt bulunmuyorsa defter sahibi ticari defterlerini lehine delil olarak kullanabilecektir. Ancak bu durum mülga Ticaret Kanun'u zamanındaki düzenlemeyle çelişir bir şekilde TTK’da düzenlenmiştir. Öyle ki mülga kanunun 85. maddesinde ticari defterlerini lehine delil olarak kullanmak isteyen tarafın sunmuş olduğu ticari defter kayıtlarına rağmen karşı tarafın ticari defterlerinde ilgili hususta hiçbir kayıt yer almıyorsa ticari defterler lehe delil olarak kullanılamıyordu. Mevcut düzenlemenin de mülga kanundaki düzenleme ile paralel bir şekilde ele alınarak yorumlanması gerekmektedir. Zira uyuşmazlıkta ilgili ticari ilişkinin olmadığı şeklinde savunma getiren tarafın ticari defterlerinde de haliyle anılı uyuşmazlığa ilişkin hiçbir kayıt bulunmaması olağan olduğundan söz konusu koşulun kötüye kullanılması engellenmelidir. Yargıtay ise anılı düzenlemeyi HMK’da düzenlendiği şekilde kabul etmekte ve karşı tarafın defterlerinde ilgili hususta hiçbir kayıt bulunmama halini defter sahibinin lehine delil olarak kabul etmektedir.

Ticari defterlerin içeriğindeki kayıtların kesin delillerle ispat edilememiş olması da ticari defterlerin sahibi lehine delil olması için gerekli olan şartlardan bir diğeridir. Türk Hukuk sisteminde kural HMK’nın 198. maddesinde de belirtildiği üzere kanuni istisnalar haricinde hâkimin delilleri serbestçe değerlendirmesidir. İlgili hükümde belirtilen kanuni istisnalar kesin delilerdir. Ticari defterlerin içeriğindeki kayıtlar HMK’da düzenlenmiş olan kesin hüküm, senet ve yemin şeklindeki kesin delillerle çürütülmediği takdirde sahibi lehine delil olarak kullanılması mümkün olacaktır.

Ticari defterlerin delil niteliği de bu noktada önem arz etmektedir. Nitekim kanunda ticari defterlerin açık bir şekilde kesin delil mi yoksa takdiri delillerden mi olduğu belirtilmemiştir. Ancak 222. madenin 3. fıkrasında ticari defterlerin aksinin senet veya diğer kesin delillerle ispat edilememiş olması gerektiği belirtildiğinden ticari defterlerin delil niteliğinin de kesin delil olduğu yorum yoluyla ve Yargıtay içtihatları doğrultusunda söylenebilmektedir.

Ticari defterlerin sahibi aleyhine delil olması olağan, bir kişinin kendi tuttuğu kayıt ve belgelerin kendi lehine delil olarak kullanabilmesi ise istisnai olandır. Bu nedenle kanun koyucu ticari defterlerin sahibi lehine delil olarak kullanılabilmesi halini sıkı şekli şartlara tabi tutmuştur.

Ticari defterlerin sahibi aleyhine delil olarak kullanılması HMK’nın 222/4. maddesinde düzenlenmiş olup, açılış kapanış onayları bulunmayan ve içerdiği kayıtlar birbirini doğrulamayan ticari defterlerin sahibi aleyhine delil olacağı belirtilmiştir.

İddiasını ispat etmek isteyen taraf tacir değilse, ticari defteri yoksa, mevcut olan ticari defterleri lehine delil olacak şekilde tutulmamışsa yahut karşı tarafın ticari defterleri ile iddiasını ispat etmenin daha kolay olduğunu düşünüyorsa bu iddiasının ispatlanabilmesi için karşı tarafın ticari defterlerinin mahkemeye ibraz edilmesini isteyebilir. Ancak bu durumda delillerini karşı tarafın ticari defterlerine hasretmiş olması gerekmektedir.

Defterlerin delil olarak kullanılabilmesi için öncelikle mahkemeye ibrazı gerekmektedir. Defterlerin ibrazı usulünde HMK’nın 219. madde hükümleri, ibraz edilmemesi halinde ise 220. madde hükümleri kıyasen uygulanmaktadır. Ticari defterleri ibraz etmesine karar verilen taraf kendisine verilen sürede, delilleriyle birlikte kabul edilebilir bir mazeret göstermez ya da ticari defterlerin kendisinde bulunduğunu inkâr eder ve teklif edilen yemini kabul ve icra etmezse, mahkeme HMK’nın 220/3. maddesinin kendisine verdiği yetkiye istinaden ticari defterlerin içeriği konusunda karşı tarafın beyanını kabul edebilecektir.

Mahkeme ticari defterlerin ibrazına kendiliğinden ya da tarafların talebi üzerine karar verebilmektedir. İbraz sırasında ticari defterlerin tek başına ibrazının yeterli olup olmayacağı yönünde ise Yargıtay ve Bölge Adliye Mahkemesi ticari defterlerin dayanakları ile birlikte sunulması gerektiğini aksi takdirde defterlerin delil değerinin olmayacağını kabul etmektedir.

Ticari defterler ile ispat ticaret hukukunun geniş bir uygulama alanının bulunması ve HMK’nın yeni düzenlemesi ile tacir olmayanlara da delilerini hasretmesi halinde yararlanma imkanını vermiş olması ve Yargıtay görüşleri doğrultusunda kesin delil olarak kabul edilmesi nedeniyle uygulamada oldukça önemli bir yere sahiptir. Bu nedenle HMK’nın 222. Madde hükmüne uygun olarak ticari defterlere başvurulması, ticari defterlerin kanunun aradığı koşullara uygun olarak tutulmuş olması, lehine delil olarak ticari defterlerine dayanan tarafa önemli ayrıcalıklar sağlamaktadır.