Yoklama işlemleri daha çok işe başlama, işi terk, iş nev’inde değişiklik, mükellefiyetin durumunda değişiklikler, tasfiye işlemleri vs. konularda yoklama fişi ile yapılmaktadır. Yoklama fişleri 3 nüsha olarak düzenlenir. Bir nüshası mükellefe veya yoklama sırasında mükellefin personeline bırakılır. Mükellef yoksa mükellefin ikametgahının bulunduğu muhtarlığa tevdi edilir.[1]
Yoklama işlemleri bireysel ve konuya özgü yapılabileceği gibi toplu yoklama şeklinde de yapılabilir.[2]
Yoklama işlemlerinin süratle ve zamanında yoklama memurları tarafından gerçekleştirilmesi zorunludur. Aksi takdirde mükellefi bu konuda uğrayacağı zarar ve ziyanlar dikkate alınarak bu işlemlerin 7 gün içerisinde yerine getirilmesi gerekecektir. yoklama işlemleri her zaman yapılabilir. Bu konuda mükellefe haber verilmez.[3]
Yoklama işlemlerini VUK md. 128 uyarınca yoklama memurları tarafından yapılabileceği gibi, vergi dairesi müdürü, yoklama için görevlendirilen kimseler veya vergi incelemesine yetkili kimseler tarafından da yoklama işlemleri her zaman yapılabilir.
Yoklama işlemleri daha çok maddi olayların tespiti şeklinde gerçekleştirilir. Yoklama memurlarının vergi incelemesi yetkisi yoktur. Diğer taraftan, bazı yoklama memurlarına özel yetkili yoklama memurluğu görevi verilmiştir. özel yoklama yetkili yoklama memurları, daha çok işe başlama, işi terk, mükellefler ve mükellefiyetle ilgili maddi olayların tespiti, kayıtları ve mevzuları araştırmak, vergi mevzuatı gereğince hasılat tespiti yapabilmek, yazar kasa ile ilgili konulara tespitler yapabilmek, yol denetimlerinde nakil vasıtaları ile ilgili taşıt pulu, yolcu listesi, fatura veya sevk irsaliyesi, yolcu bileti ile taşıma irsaliyelerinin muhtevası ile taşınan yolcu ve malların miktarı ve mahiyetlerini ölçmek, tartmak, saymak ve bu konuda tespit etmek gibi yetkileri bulunmaktadır.
Yoklama memurları görevli ve yetkili olduklarına ilişkin olarak ve hüviyet ibraz ederek mükellefe bu şekilde kimlik ibrazından sonra yoklama fişini düzenleyebilirler. Hakkında yoklama yapılan kimsenin yetkili adamı, umumi vekili, muhasebecisi, sürekli personeli ve bunlara benzer kimseler olarak tanımlanabilir. Yoklama muhatabının eşine imza atılacak yoklama fişleri de muteber yoklama fişi olarak kabul edilebilir.[4] Mükellefin kardeşinin verdiği bilgiler ışığında tanzim edilen yoklama tutanağına dayalı olarak tarhiyat yapılamaz.[5]
Yoklama işlemlerinin vergi daireleri tarafından kısa zamanda sonuçlandırılması esastır.
Buna göre[6];
a) Yeni işe başlama ve özellikli durumlarda yapılacak yoklamaları aynı gün, aynı gün yapılmasının mümkün olmaması halinde ertesi gün,
b) İşe başlama bildirimlerinin serbest muhasebeci, serbest muhasebeci mali müşavir tarafından imzalanmış veya yeminli mali müşavirlerce tasdik edilmiş olması halinde 30 gün,
c) Diğer yoklamaları en geç 15 gün,
içinde sonuçlandırmak zorundadır.
Maliye Bakanlığı tarafından vergi dairesi başkanlıklarında, vergi dairelerinde ve mal müdürlüklerinde kullanılan yeni tip yoklama fişleri içerik yönünden yeniden düzenlenmiştir. Buna göre, yeni tip yoklama fişleri aşağıdaki bilgileri içerecek şekilde 3 nüsha olarak yeniden dizayn edilmiştir.
Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından bu yıl mükelleflerle ilgili kullanılan yoklama fişleri yeniden düzenlenmiştir.[7] Buna göre, işe başlama, işi terk ve diğer değişiklikler halinde kullanılacak yeni tip yoklama fişleri 3 nüsha olarak düzenlenmektedir.[8]
Yeni tip yoklama fişlerinde düzenleme tarihi ve ayrıca düzenlenme saatine ilişkin bilgiler de yer almaktadır. Yeni tip yoklama fişlerinde dikkat çekici en belirgin özellik işyerinde çalışan personelle ilgili ayrıntılı bilgilere yer verilmiş olması hususlarıdır.
Bilindiği gibi, vergi dairelerinde işe başlama, işi terk veya işyerinde muhtemel değişiklikler nedeniyle belirtilen durumlar 213 sayılı VUK’nun 131. md yer alan madde hükümlerine göre işyerinde yoklama fişi ile tespit edilmektedir.
Yoklama fişleri, bireysel veya toplu yoklama fişleri şeklinde düzenlenebilir. Bunun dışında “yaygın denetim tip tutanakları” ve genel yoklama fişleri de düzenlenebilmektedir.
Vergi daireleri tarafından işe başlamalarda veya işi terklerde kullanılan yoklama fişleri 2013 yılı nisan ayında yeniden düzenlenmiştir. Buna göre, yeni tip yoklama fişlerinde:
- İş yeri sicil numarası
- Mükellefin, işverenin, işveren vekilinin, aracının veya sigortalıyı devir alanın bütün bilgileri yer almaktadır.
- Ayrıca, yoklama veya tespitin dönemi, konusu: denetim, işe başlama, işi bırakma, nakil nedeniyle işe başlama, nakil nedeniyle işi terk, diğer nedenler belirtilmesi zorunludur.
Bunun dışında “tespit edilen hususlar” bölümünde:
- Söz konusu mükellefin yeni adresi, işyerinde yapılan işin niteliği, işin niteliğinde değişme var ise tarihi ve konusu,
- Çalışma olup olmadığı,
- Tutulan defterin türü, işletme, bilanço, diğer
- Faaliyetin konusu
- İşe başlama tarihi varsa nakil değişiklik tarihi,
- İşyerinin türü (VUK md. 156)
- İşyerinin büyüklüğü
Yukarıdaki bilgilerin yanı sıra işyeri adresinde faaliyet gösteren başka mükellef
var ise, (odaşık faaliyetin bulunması hali)
- Vergi kimlik no,
- Adı soyadı, unvanı
İşletme tasfiyede ise;
- Tasfiye memurunun adı, soyadı, vergi no
- Tasfiyeye giriş tarihleri
- İşyerinin mülk sahibi ile ilgili bilgiler
- Şube adresleri bulunup bulunmadığı
- Kira sözleşmesinin tarihi
- İşyerinde çalışan sayısı
- Gayrisafi kira tutarı (yıllık)
- İşyeri emlak vergileri
Çalışan personelle ilgili ayrıntılı bölüme gelince;
- Personelin TC kimlik, sigorta no, adı, soyadı, ana adı, baba adı, doğum yeri tarihi, işe giriş tarihi,
- Yabancı personel çalıştırması halinde bu yabancı personelin yabancı kimlik numarası
- Ücretin şekli, ücretin brüt-net tutarı
- İmza bölümü
Son olarak, tespit edilen diğer hususlar bölümü:
Bu bölümde vergi dairesi yoklama memuru tarafından belirtilmesinde yarar görülen hususlara yer verilir. Örneğin, mükellefin işyerinde o anda bulunan demirbaş bilgileri, muhasebecisi veya mali müşavirine ait bilgiler, muhtasar beyannamelerin verilme dönemleri vs. hususlar.
Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından yeniden dizayn edilen “yoklama fişleri” vergi daireleri tarafından kullanılmaya başlanmıştır. Yeni tip yoklama fişlerinde ayrıca yoklama sırasında tanık varsa bu tanığa ilişkin bölüm, tanığın adı, soyadı ve imzası, durumu tespit eden yoklama memurunun adı, soyadı, imzası, mükellefin veya işverenin veya vekilinin veya aracının, adı, soyadı, imzası ve kaşesi bilgileri mevcuttur.
------------------------------------------------
[1] ALPASLAN Mustafa, “Vergi Dairesi Yoklama Fişleri Yeniden Düzenlenmiştir”, www.muhasebetr.com, 23.04.2013 günlü.
[2] VUK md. 133
[3] VUK md. 128, 131 ve ilgili olarak bkz. VUKK GT: 168.
[4] Bkz. ÖZBALCI Yılmaz, Vergi Usul Kanunu Yorum ve Açıklamaları, Ankara 2002, s.404.
[5] KIZILOT Şükrü, Danıştay Kararları ve Özelgeler 4 adlı eser s.909. Ve ilgili olarak bkz. Dnş. 4. D., 15.11.1996 gün ve E:1995/4343-K:1996/4235 sayılı karar.
[6] Vergi daireleri işlem yönergesi md. 18
[7] Yeni tip yoklama fişleri 3 nüsha düzenlenip, bir nüshası mükellefe, iki nüshası yoklama memurunda kalacak ve bir nüshası da mükellefin olmaması halinde işveren vekiline bırakılacaktır.
[8] Yeni tip yoklama fişlerinin örnek no 2803-a