213 sayılı VUK’nun 228. maddesi hükmü gereği “tevsiki zararı olmayan kayıtlar” madde hükmünde düzenlenmiştir. Maddeye göre, 3 madde halinde belirtilen giderler için ispat edici kağıt istenilmemektedir. Buna göre,
1) Örf ve adetlere göre bir belgeye dayandırılması mutat olmayan çeşitli giderler,
2) Belgenin temini imkan olmayan masraflar,
3) Vergi yasalarına göre götürü olarak tespit edilen giderler
Ayrıca, yukarıda yazılı 1 ve 2 numaralı fıkralarda yazılı giderlerin gerçek miktarları üzerinden kayıtlara geçirilmesi ve miktarlarının işin genişliğine ve mahiyetine uygun bulunması zorunludur.
Yasal düzenleme gereği uygulamada, yukarıda yer alan giderlerin zaman zaman ortaya çıkarak bu harcamaların giderleştirilmesi konusunda duraksamaya düşülmektedir.
VUK’na göre, kayıtların dayanağının ilke olarak belgelere bağlanmış olmasına rağmen bazı olayların belgelendirilmesinde çeşitli zorunluluklar ortaya çıkmaktadır. Belgeye dayanmayan kayıtlar VUK 228. maddesine göre bir bir sayılmıştır. Bu şekilde ispat edici vesika istenmeyecek olan kayıtlar sadece giderler yönündendir. Bu nedenle, yasada sayılan masraflar haricindeki kalan alacak-borç ilişkileri, hasılatlar, emanet hesaplar vb. bunların mutlak surette belgeye dayandırılması gereklidir.
1- Örf ve Teamüle Göre Bir Belgeye Dayandırılması Alışılmış Olmayan Masrafların Durumu Nedir?
Örf ve teamüllere göre yapılan harcama için belge alınması mutad değilse (alışılagelmiş bir uygulama değilse) bu durumda yapılan gider için belge istenmemektedir. Bu gibi harcamalar için ödeme yapılan kimsenin belge düzenleme zorunluluğu ve sürekli mükellefiyeti olmaması halinde ortaya çıkabilmektedir. Uygulamada bu tür giderlere hamaliye, şehir içi toplu taşıma araçları, bahşişler vb. masraflar. Örneğin, şehir içi toplu taşıma giderleri, vapur ücretleri, jeton, kent kart giderleri.1
2- Belgesinin Temini Mümkün Olmayan Giderler Nelerdir?
Bu gibi masraflar, vesikalandırılması yani belgelendirilmesi çok uzun zaman aldığı ve
birikmelere neden olabilecek cinsten harcamalara ilişkin masraflardır. Bu gibi masraflar için örnek vermek gerekirse otoyol, vapur, şehir içi tren, köprü, tünel geçiş ücretleri örnek verilebilir.
Öte yandan, adi şekilde yollanan toplu mektuplar, yılbaşı veya bayramlarda gönderilen tebrik kartları için yapılan harcamalar da bu kapsamda değerlendirilebilir. Bu tür giderlerin kanuni defterlerde kayıtlandırılması sırasında belge tarih ve numarası yazılamayacağı için daha doğrusu bu giderlerin belgesiz olması dolayısıyla defterlere kaydedilmekle birlikte giderleştirilmesi sırasında bunların açık mahiyetine yazılması gereklidir. 2
3- Vergi Yasalarına Göre Götürü Olarak Tespit Edilen Masraflar Nelerdir?
Bazı vergi kanunları ile mükelleflere, herhangi bir belgeye dayanmadan hasılatın belli bir oranında veya fix olarak gider kaydetmeleri olanağı verilebilmektedir. Götürü olarak kaydedilen masraf adı verilen bu uygulamaya en sık GVK’nunda görülebilmektedir.
4369 sayılı kanunla değiştirilmeden önce GVK’nun 68. maddesinin 10. bendine göre serbest meslek erbabı, haberleşme ve ulaşım gibi çeşitli giderlerine karşılık olmak üzere yılda (1998 yılı için) 3.400.000 lirayı geçmemek üzere gayri safi hasılatlarının %10’unu belgesiz olarak masraf yazılabilmektedir. Bu bentte yapılan değişiklikten sonra serbest meslek erbabı belgesiz olarak ancak gerçek tutarları ile yalnızca “işle alakalı olarak şehir için yol, PTT ve odabaşı ücretleri” gibi çeşitli ücretleri gider yazabilecektir. 3
1 Vergi idaresi tarafından bahşişleri belgesiz gider yazılması ilkesi kabul edilmemektedir. Ayrıntılı bilgili için bkz. M.Maç – Sasaoğlu D.: “Belgelendirilmesi zorunlu olmayan harcamalar”, Maliye Postası, 1.8.1998, s.430
2 Posta idaresi topluca yollanan adi gönderiler için mükelleflere maktu bir bordro vererek bu bordroya bütün isimlerin dökülmesini istemektedir. Bu bordroya mükellef ve PTT idaresi tarafından karşılıklı kaşe ve imza vurulmaktadır daha sonra bu bordro topluca gelir yazılabilir. Bkz. Maliye Bakanlığı Gelirler Genel Müdürlüğü’nün PTT İşletme Genel Müdürlüğüne yolladığı 14.06.1990 gün ve 57031 sayılı yazı.
3 GVK, MD. 40/1 ve GVK GT Seri No 194.