Tacir; bir ticari işletmeyi kendi ad ve hesabına işleten kişiye denilmektedir. Tacir olmanın bazı yükümlülükleri bulunmaktadır. Bu yükümlülüklerden biri de ticari defter tutmaktır.
Her tacir, ticari defterleri tutmak ve defterlerinde, ticari işlemleriyle ticari işletmesinin iktisadi ve mali durumunu, borç ve alacak ilişkilerini ve her hesap dönemi içinde elde edilen neticeleri, bu Kanuna göre açıkça görülebilir bir şekilde ortaya koymak zorundadır. Defterler, üçüncü kişi uzmanlara, makul bir süre içinde yapacakları incelemede işletmenin faaliyetleri ve finansal durumu hakkında fikir verebilecek şekilde tutulur. İşletme faaliyetlerinin oluşumu ve gelişmesi defterlerden izlenebilmelidir.
Tacirler tarafından tutulması zorunlu olan ticari defterler TTK’nın 64. maddesinde belirtilmiştir:
1-) Yevmiye Defteri,
2-) Defteri Kebir,
3-) Envanter Defteri.
Yukarıda saymış olduğumuz defterler ticari işletmenin muhasebesi ile alakalı olan defterlerdir. Bir de ticari işletmenin muhasebesi ile ilgili olmayan ancak ticari defter olarak kabul edilen ticari defterler de mevcuttur: Pay Defteri, Yönetim Kurulu Karar Defteri, Genel Kurul Toplantı Ve Müzakere Defteri.
Yukarıda da belirttiğimiz üzere tacirin, gerçek veya tüzel kişi olup olmadığı fark etmeksizin yevmiye defteri, defteri kebir ve envanter defteri tüm tacirler tarafından zorunlu olarak tutulmalıdır. Ancak tüzel kişilerde bu defterlere ek bazı defterlerin de tutulması gerekmektedir. Örneğin şahıs şirketlerinde, ek olarak genel kurul toplantı ve müzakere defterleri tutulmalıdır. Anonim şirketlerde ise ek olarak pay defteri ve yönetim kurulu karar defterinin tutulması gerekir. Limited şirketler açısından da bakacak olursak; zorunlu defterlere ek olarak yalnızca pay defteri ile genel kurul toplantı ve müzakere defterini tutulması gerekir.
Devlet il özel idaresi, belediye, köy gibi kamu tüzel kişileri ile kamu yararına çalışan dernekler ve gelirlerinin yarıdan fazlasını kamu görevi niteliğindeki işlere harcayan vakıfların amaçlarına ulaşmak için ticari işletme işletmesi durumunda ticari defter tutma zorunluluğu kim açısından doğacaktır? Sayılan bu tüzel kişilikler tacir sayılmamakla birlikte ticari işletme kurmaları durumunda tacir sıfatı ilgili ticari işletmeye ait olacaktır. Bu nedenle ilgili işletmeler tacir sayıldığı için defter tutma yükümlülüğü kurulan ticari işletme açısından söz konusu olacaktır.
Ticari defterler açısından dikkat edilecek hususları belirtecek olursak:
- Defterler ve gerekli diğer kayıtlar Türkçe tutulmalıdır.
- Kısaltmalar, rakamlar, harfler ve semboller kullanıldığı takdirde bunların anlamları açıkça belirtilmesi gerekir.
- Bir yazım veya kayıt, önceki içeriği belirlenemeyecek şekilde çizilemez ve değiştirilemez. Kayıt sırasında mı yoksa daha sonra mı yapıldığı anlaşılmayan değiştirmeler yasaktır.
Her tacir; Ticari defterlerini, envanterleri, açılış bilançolarını, ara bilançolarını, finansal tablolarını, yıllık faaliyet raporlarını, topluluk finansal tablolarını ve yıllık faaliyet raporlarını ve bu belgelerin anlaşılabilirliğini kolaylaştıracak çalışma talimatları ile diğer organizasyon belgelerini 10 yıl süre ile saklamakla yükümlüdür.
Ticari defterler, açılış ve kapanışlarında noter tarafından onaylanır. Tacirler tarafından fiziki ortamda tutulan yevmiye defteri, defteri kebir, envanter defteri, pay defteri, yönetim kurulu karar defteri ile genel kurul toplantı ve müzakere defterinin açılış onayları kuruluş sırasında ve kullanmaya başlamadan önce, izleyen faaliyet dönemlerindeki açılış onayları ise defterlerin kullanılacağı faaliyet döneminin ilk ayından önceki ayın sonuna kadar noter tarafından yapılır. Şirketlerin kuruluşunda defterlerin açılışı ticaret sicili müdürlükleri tarafından da onaylanabilir.
Ticari defter kayıtlarının, elektronik ortamda tutulmasında da herhangi bir sakınca bulunmamaktadır. Nitekim ticari defterlerin elektronik ortamda tutulması halinde bu defterlerin açılışlarında ve yevmiye defteri ile yönetim kurulu karar defterlerinin kapanışında noter anayı aranmaz. Yevmiye defteri, defteri kebir, envanter defteri ile yönetim kurulu karar defterinin açılış onaylarının her hesap dönemi için yapılması zorunludur. Pay defteri ile genel kurul toplantı ve müzakere defteri yeterli yaprakları bulunmak kaydıyla izleyen hesap dönemlerinde de açılış onayı yaptırılmaksızın kullanılmaya devam edilebilir.
Peki ticari defterlerin kapanış onayları ne zamana kadar yapılmalıdır? Ticari defterlerin kapanış onayları, izleyen faaliyet döneminin altıncı ayının sonuna kadar yapılmalıdır. Şu hususu dikkat edilmelidir ki; defterikebirin, Vergi Usul Kanunumuz uyarınca, tutulması zorunlu olmasına rağmen tasdiki ise mecburi değildir. Ancak Türk Ticaret Kanunumuza göre tasdiki zorunlu olan defterler arasında sayılmış olup tasdikinin yaptırılmamış olması idari para cezasını gerektirmektedir.
Tacirler tarafından tutulan bu ticari defterler, bazı hallerde sahibi lehine delil olabilecekken, bazı hallerde de sahibi aleyhine delil olarak kullanılabilir. Öncelikle ticari defterlerin sahibi lehine delil olabilmesi hususunu açıklayacak olursak; bunun için bazı şartların bulunması gerekmektedir: Uyuşmazlık, ticari bir iş olmalıdır; ticari defterler kanuna uygun şekilde tutulmuş olmalıdır; uyuşmazlığın her iki tarafının da tacir olması gerekmektedir; tacirin tuttuğu ticari defterlerde yer alan kayıtlar birbirini doğrulamalıdır; karşı taraf, ticari defter tutma yükümlülüğünü hiç veya gereği gibi yerine getirmemiş olmalıdır. Bu şartları sağlayan ticari defterler sahibi lehine iddianın ispatı açısından delil olarak kullanılabilecektir.
“Ticari defterlerin ibrazı ve delil olması
MADDE 222: (1) Mahkeme, ticari davalarda tarafların ticari defterlerinin ibrazına kendiliğinden veya taraflardan birinin talebi üzerine karar verebilir.
(2) Ticari defterlerin, ticari davalarda delil olarak kabul edilebilmesi için, kanuna göre eksiksiz ve usulüne uygun olarak tutulmuş, açılış ve kapanış onayları yaptırılmış ve defter kayıtlarının birbirini doğrulamış olması şarttır.
(3) İkinci fıkrada belirtilen şartlara uygun olarak tutulan ticari defter kayıtlarının sahibi ve halefleri lehine delil olarak kabul edilebilmesi için, diğer tarafın aynı şartlara uygun olarak tutulmuş ticari defterlerindeki kayıtların bunlara aykırı olmaması veya ilgili hususta hiçbir kayıt içermemesi yahut defter kayıtlarının aksinin senet veya diğer kesin delillerle ispatlanmamış olması gerekir. Bu şartlara uygun olarak tutulan defterlerdeki sahibi lehine ve aleyhine olan kayıtlar birbirinden ayrılamaz…”
Peki, hangi haller ticari defterlerin sahibi aleyhine delil olarak kullanılmasına neden olur? Davacı kendi iddiasını ispatlamak için kendi ticari defterlerine dayanmış olmasına rağmen, ticari defterlerdeki kayıtlar kendisi aleyhine delil oluşturacak nitelikte ise söz konusu ticari defterler sahibi aleyhine delil olacaktır. Açılış ve kapanış onayı gerekli iken bu onayların hiç veya usulüne uygun alınmadığı ticari defterler de sahibi aleyhine delil teşkil edecektir. Ayrıca tacirler tarafından tutulan ticari defterlerin içeriği birbirini doğrulamıyor ise defterlerde yer alan kayıtlar da sahibi aleyhine delil olur.
“…Açılış veya kapanış onayları bulunmayan ve içerdiği kayıtlar birbirini doğrulamayan ticari defter kayıtları, sahibi aleyhine delil olur. Taraflardan biri tacir olmasa dahi, tacir olan diğer tarafın ticari defterlerindeki kayıtları kabul edeceğini belirtir; ancak, karşı taraf defterlerini ibrazdan kaçınırsa, ibrazı talep eden taraf iddiasını ispat etmiş sayılır…” (Yargıtay 3. Hukuk Dairesi’nin 2017/2209 Esas ve 2017/ 2426 Karar)
Tüm bu açıklamalarımızdan da görüleceği üzere ticari defter tutma yükümlülüğü tacirler açısından önemlilik arz etmekte olup açılacak davalarda da önemli bir rol oynamaktadır.
Av. Mehmet ÇELİK & Av. Selçuk ENER