Ticari defterlere ilişkin yazılarımıza devam ediyoruz. Bir önceki, TİCARİ DEFTERLER -1 ( YEVMİYE DEFTERİ) başlıklı yazımızda yevmiye defterinin detaylarına değinmiştik. İlgili yazımıza https://www.hukukihaber.net/ticari-defterler-1-yevmiye-defteri-makale,7190.html adresinden ulaşabilirsiniz. Yine ifade etmek gerekirse mevzuatta birden fazla ticari defter yer almaktadır. Bu yazımızda da ‘’defter-i kebir’’den bahsedeceğiz. ‘’Defter-i Kebir’’ büyük defter anlamına gelmektedir. Fiziki olarak da birçok bilginin yer aldığı bu defter, ticari defterler arasındaki en önemli defterlerden birisidir.
A. DEFTERİ KEBİR
Yevmiye defterlerine, yapılan işlemler tarih ve işlem sırasına göre yazılır. Bundan daha önce İşletmenin muhasebe hareketlerinin takip ve kontrolü için bu kayıtların hesaplara dağılımının daha düzenli bir şekilde yapılması şarttır. Bu nedenle hesaplardaki hareketliliklerin takip ve kontrolü için ayrı bir deftere ihtiyaç duyulur. İşte, bu hesaplarda oluşan rakamların sistemli bir şekilde bir araya getirilmesi ve dağıtılması işlevini gören deftere büyük defter (Defter-i Kebir) denir. Büyük defter tutulması zorunlu bir defterdir. (VUK M.181). Büyük Defter, yevmiye defterine kaydedilmiş olan işlemleri buradan alarak sitemli bir şekilde hesaplara dağıtan ve düzenli olarak bu hesaplarda toplayan defterdir. (TTK Madde 64, VUK Madde 184)[1][2] Büyük defter, muhasebenin sınıflandırma fonksiyonunu yerine getiren defterdir. Büyük defterlerden elde edilen rakamlar diğer muhasebe dokümanları için birer kaynak niteliği de taşır. Dolayısıyla büyük defter kayıtlarının, muhasebenin sağlıklı yürümesi açısından tutulmasının gerekliliği gayet açıktır. Teknolojinin de yardımı ile büyük defterler, tutulması kolay, işlevli defter halini almıştır.
Defteri kebir, yevmiye defterine geçirilmiş olan işlemleri buradan alarak sistemli bir şekilde ilgili olduğu hesaplara dağıtan ve tasnifli olarak bu hesaplarda toplayan defterdir.
Defteri kebirdeki kayıtların en az aşağıdaki bilgileri içermesi şarttır:
- Tarih,
- Yevmiye defteri madde sıra numarası,
- Tutar,
- Toplu hesaplarda yardımcı nihai hesapların isimleri.
Defteri kebirin ciltli ve sayfaları müteselsil sıra numaralı olur; vergi kanunlarına uygun olmak şartıyla müteharrik (yer değiştirebilen) yapraklı defterler de kullanılabilir.
A.1. Defteri Kebirin Tutulma Usulü
- Defteri kebir Türkçe tutulur. Kayıtlarda Türk para birimi kullanılır.
- Türkçe kayıtlar bulunmak kaydıyla defteri kebirde, başka dilden kayıt da yapılabilir.
- Kayıtlarda kısaltmalar, rakamlar, harfler ve semboller kullanıldığı takdirde, bunların anlamları duraksamaya yer bırakmayacak kesinlikte ve tekdüze olur.
- Defterlere yazımlar ve diğer gerekli kayıtlar, eksiksiz, doğru, zamanında ve düzenli olarak yapılır.
- Defterlerde kayıtlar arasında boşluk bırakılamaz ve satır atlanamaz.
- Ciltli defterlerde, defter sayfaları ciltten koparılamaz. Tasdikli müteharrik(yer değiştirebilen) yapraklarda bu yaprakların sırası bozulamaz ve bunlar yırtılamaz.
- Kayıt edilecek işlemlerin, işin hacmine ve gereğine uygun olarak muhasebenin intizam ve vuzuhunu bozmayacak bir zaman zarfında kaydedilmesi şarttır. Kayıtlar on günden fazla geciktirilemez.
- Kayıtlarını devamlı olarak muhasebe fişleri, primanota (bankalarda kullanılan bir tür icmal belgesi) ve bordro gibi yetkili amirlerin imza ve parafını taşıyan mazbut vesikalara dayanarak yürüten işletmelerde, işlemlerin bunlara kaydedilmesi, deftere işlenmesi hükmündedir. Ancak bu kayıtlar dahi defterlere 45 günden daha geç intikal ettirilemez.
- Defteri kebir maddelerinde yapılan yanlışlar ancak muhasebe kaidelerine göre düzeltilebilir.
- Bir yazım veya kayıt, önceki içeriği belirlenemeyecek şekilde çizilemez ve değiştirilemez. Kayıt sırasında mı yoksa daha sonra mı yapıldığı anlaşılmayan değiştirmeler yasaktır.
- Kayıtlardaki hatalara ilişkin çizimler; saklayıcı, örtücü ve karartıcı değil düzeltici ve gerçeği yansıtıcı olur. Eski kayıtlar karalanamaz, kapatılamaz, herhangi bir madde veya araçla silinemez, görülecek, okunacak, ne olduğu bilinecek tarzda temiz bir biçimde çizilir.
A.2. Defteri Kebirin Açılış Onayı
- Fiziki ortamda tutulan defteri kebirin açılış onayı kuruluş sırasında ve kullanmaya başlamadan önce yaptırılır.
- Defteri kebirin açılış onayının her hesap dönemi için yapılması zorunludur. Defteri kebirin izleyen faaliyet dönemlerindeki açılış onayı, defterin kullanılacağı faaliyet döneminin ilk ayından önceki ayın sonuna kadar yaptırılır. Özel hesap dönemi öngörülmemişse, açılış onayının yaptırılabileceği son tarih: Aralık ayının sonudur.
- Defteri kebirin açılış onayı noter tarafından yapılır. Ticaret şirketlerinin ticaret siciline tescili esnasında defteri kebirin açılış onayı ticaret sicili müdürlükleri tarafından da yapılabilir. Açılış onayının noter tarafından yapıldığı hallerde ticaret sicili tasdiknamesinin noterce aranması zorunludur. Örneğin 2018 yılına dair defteri kebirin en geç 31.12.2019 tarihine kadar yaptırılacak açılış onayında noterlerce ticaret sicil tasdiknamesi aranmayacaktır.
- Defteri kebirin hesap dönemi içinde dolması dolayısıyla veya başka sebeplerle yıl içinde yeni defter kullanmaya mecbur olunması durumunda, yeni defteri kebir kullanılmaya başlanmadan önce açılış onayı yaptırılmalıdır.
Noterler ile ticaret sicil müdürlüklerinin yapacağı açılış onayı defterin ilk sayfasına yazılır ve aşağıdaki bilgileri içerir:
- Defter sahibinin; gerçek kişilerde adı soyadı, tüzel kişilerde unvanı,
- Defter sahibinin iletişim bilgileri (adres, telefon, e-posta adresi),
- İşletmenin merkezi,
- MERSİS numarası,
- Şirketin faaliyet konusu,
- Tacir sermaye şirketi ise taahhüt edilen ve ödenen sermaye miktarı,
- Defterin türü,
- Defterin kaç sayfadan ibaret olduğu,
- Defterin kullanılacağı hesap dönemi,
- Onay tarihi,
- Onayı yapan makamın resmi mühür ve imzası.
Defteri kebir kapanış onayına tabi değildir.
A.2. Defteri Kebir Onay Yenileme
- Yeterli yaprakları bulunan defteri kebir, yeni hesap döneminin ilk ayı içerisinde onay yenilemek suretiyle kullanılmaya devam edilebilir. Özel hesap dönemi öngörülmemişse, onay yenilemenin yaptırılabileceği son tarih: Ocak ayının sonudur.
- Onay yenilemede defterlerin türü değiştirilemez.
A.3. Defteri Kebir Saklanma Zorunluluğu
Defteri kebir ve bu defterlere yapılan kayıtların dayandığı belgeler sınıflandırılmış bir şekilde on yıl saklanmak zorundadır. (TTK 82)[3] On yıllık saklama süresi, defteri kebire son kaydın yapıldığı veya muhasebe belgelerinin oluştuğu takvim yılının bitişiyle başlar.
Vergi Usul Kanunu ve ilgili mevzuat hükümleri mahfuz kalmak kaydıyla, defteri kebire yapılan kayıtların dayandığı belgeler, okunur hale getirildiklerinde içerik olarak örtüşmeleri, saklama süresi boyunca her an ulaşılabilmeleri ve uygun bir süre içerisinde okunabilir hale getirilebilmeleri şartıyla görüntü veya veri taşıyıcılarda da saklanabilir.[4]
---------------------------------------
[1] TTK MADDE 64 - (DEĞİŞİK FIKRA RGT: 30.06.2012 RG NO: 28339 KANUN NO: 6335/8) (YÜR. TAR.: 01.07.2012) (KOD 1)(1) Her tacir, ticari defterleri tutmak ve defterlerinde, ticari işlemleriyle ticari işletmesinin iktisadi ve mali durumunu, borç ve alacak ilişkilerini ve her hesap dönemi içinde elde edilen neticeleri, bu Kanuna göre açıkça görülebilir bir şekilde ortaya koymak zorundadır. Defterler, üçüncü kişi uzmanlara, makul bir süre içinde yapacakları incelemede işletmenin faaliyetleri ve finansal durumu hakkında fikir verebilecek şekilde tutulur. İşletme faaliyetlerinin oluşumu ve gelişmesi defterlerden izlenebilmelidir. (2) Tacir, işletmesiyle ilgili olarak gönderilmiş bulunan her türlü belgenin, fotokopi, karbonlu kopya, mikrofiş, bilgisayar kaydı veya benzer şekildeki bir kopyasını, yazılı, görsel veya elektronik ortamda saklamakla yükümlüdür.(DEĞİŞİK FIKRA RGT: 30.06.2012 RG NO: 28339 KANUN NO: 6335/8) (YÜR. TAR.: 01.07.2012) (KOD 1)(3) Fiziki ortamda tutulan yevmiye defteri, defteri kebir ve envanter defteri ile dördüncü fıkrada sayılan defterlerin açılış onayları, kuruluş sırasında ve kullanılmaya başlanmadan önce noter tarafından yapılır. Bu defterlerin izleyen faaliyet dönemlerindeki açılış onayları, defterlerin kullanılacağı faaliyet döneminin ilk ayından önceki ayın sonuna kadar notere yaptırılır. Pay defteri ile genel kurul toplantı ve müzakere defteri yeterli yaprakları bulunmak kaydıyla izleyen faaliyet dönemlerinde de açılış onayı yaptırılmaksızın kullanılmaya devam edilebilir. (DEĞİŞİK CÜMLE RGT: 11.04.2013 RG NO: 28615 KANUN NO: 6455/78) (GEÇER. TAR.: 01.01.2013) (KOD 2) Yevmiye defterinin kapanış onayı, izleyen faaliyet döneminin altıncı ayının sonuna kadar, yönetim kurulu karar defterinin kapanış onayı ise izleyen faaliyet döneminin birinci ayının sonuna kadar notere yaptırılır. (MÜLGA CÜMLE RGT: 10.03.2018 RG NO: 30356 KANUN NO: 7099/22) (KOD 3) Açılış onayının noter tarafından yapıldığı hâllerde noter, ticaret sicili tasdiknamesini aramak zorundadır. (EKLENMİŞ CÜMLE RGT: 10.03.2018 RG NO: 30356 KANUN NO: 7099/22) Ancak anonim ve limited şirketlerin ticaret siciline tescili sırasında defterlerin açılış onayları ticaret sicili müdürlükleri tarafından yapılır. Ticari defterlerin elektronik ortamda tutulması hâlinde bu defterlerin açılışlarında ve yevmiye defteri ile yönetim kurulu karar defterinin kapanışında noter (EKLENMİŞ İBARE RGT: 10.03.2018 RG NO: 30356 KANUN NO: 7099/22) veya ticaret sicili müdürlüğü onayı aranmaz. Fiziki ortamda veya elektronik ortamda tutulan ticari defterlerin nasıl tutulacağı, defterlere kayıt zamanı, onay yenileme ile açılış ve kapanış onaylarının şekli ve esasları Gümrük ve Ticaret Bakanlığı ile Maliye Bakanlığınca müştereken çıkarılan tebliğle belirlenir.(4) Pay defteri, yönetim kurulu karar defteri ve genel kurul toplantı ve müzakere defteri gibi işletmenin muhasebesiyle ilgili olmayan defterler de ticari defterlerdir.(DEĞİŞİK FIKRA RGT: 30.06.2012 RG NO: 28339 KANUN NO: 6335/8) (YÜR. TAR.: 01.07.2012) (KOD 1)(5) Bu Kanuna tabi gerçek ve tüzel kişiler, 4/1/1961 tarihli ve 213 sayılı Vergi Usul Kanununun defter tutma ve kayıt zamanıyla ilgili hükümleri ile aynı Kanunun 175 inci ve mükerrer 257 nci maddelerinde yer alan yetkiye istinaden yapılan düzenlemelere uymak zorundadır. Bu Kanunun defter tutma, envanter, mali tabloların düzenlenmesi, aktifleştirme, karşılıklar, hesaplar, değerleme, saklama ve ibraz hükümleri 213 sayılı Kanun ile diğer vergi kanunlarının aynı hususları düzenleyen hükümlerinin uygulanmasına, vergi kanunlarına uygun olarak vergi matrahının tespit edilmesine ve buna yönelik mali tabloların hazırlanmasına engel teşkil etmez.
[2] VUK Madde 184 - Defterikebir, yevmiye defterine geçirilmiş olan muameleleri buradan alarak usulüne göre hesaplara dağıtan ve tasnifli olarak bu hesaplarda toplıyan defterdir.
[3] MADDE 82- (1) Her tacir; a) Ticari defterlerini, envanterleri, açılış bilançolarını, ara bilançolarını, finansal tablolarını, yıllık faaliyet raporlarını, topluluk finansal tablolarını ve yıllık faaliyet raporlarını ve bu belgelerin anlaşılabilirliğini kolaylaştıracak çalışma talimatları ile diğer organizasyon belgelerini, b) Alınan ticari mektupları, c) Gönderilen ticari mektupların suretlerini, d) 64 üncü maddenin birinci fıkrasına göre yapılan kayıtların dayandığı belgeleri, sınıflandırılmış bir şekilde saklamakla yükümlüdür. (2) Ticari mektuplar, bir ticari işe ilişkin tüm yazışmalardır. (3) Açılış ve ara bilançoları, finansal tablolar ve topluluk finansal tabloları hariç olmak üzere, birinci fıkrada sayılan belgeler, Türkiye Muhasebe Standartlarına da uygun olmak kaydıyla, görüntü veya veri taşıyıcılarda saklanabilirler; şu şartla ki; a) Okunur hâle getirildiklerinde, alınmış bulunan ticari mektuplar ve defter dayanaklarıyla görsel ve diğer belgelerle içerik olarak örtüşsünler; b) Saklama süresi boyunca kayıtlara her an ulaşılabilsin ve uygun bir süre içinde kayıtlar okunabilir hâle getirilebiliyor olsun. (4) Kayıtlar 65 inci maddenin dördüncü fıkrasının ikinci cümlesi uyarınca elektronik ortama alınıyor ise, bilgiler; bilgisayar yerine basılı olarak da saklanabilir. Bu tür yazdırılmış bilgiler birinci cümleye göre de saklanabilir. (5) Birinci fıkranın (a) ilâ (d) bentlerinde öngörülen belgeler on yıl saklanır. (6) Saklama süresi, ticari defterlere son kaydın yapıldığı, envanterin çıkarıldığı, ara bilançonun düzenlendiği, yılsonu finansal tablolarının hazırlandığı ve konsolide finansal tabloların hazırlandığı, ticari yazışmaların yapıldığı veya muhasebe belgelerinin oluştuğu takvim yılının bitişiyle başlar. (7) Bir tacirin saklamakla yükümlü olduğu defterler ve belgeler; yangın, su baskını veya yer sarsıntısı gibi bir afet veya hırsızlık sebebiyle ve kanuni saklama süresi içinde zıyaa uğrarsa tacir zıyaı öğrendiği tarihten itibaren onbeş gün içinde ticari işletmesinin bulunduğu yer yetkili mahkemesinden kendisine bir belge verilmesini isteyebilir. Bu dava hasımsız açılır. Mahkeme gerekli gördüğü delillerin toplanmasını da emredebilir. (8) Gerçek kişi olan tacirin ölümü hâlinde mirasçıları ve ticareti terk etmesi hâlinde kendisi defter ve kâğıtları birinci fıkra gereğince saklamakla yükümlüdür. Mirasın resmî tasfiyesi hâlinde veya tüzel kişi sona ermişse defter ve kâğıtlar birinci fıkra gereğince on yıl süreyle sulh mahkemesi tarafından saklanır
[4] 28.11.2019 tarihinde http://www.ticaretkanunu.net/defteri-kebir/ adresinden erişildi.