Gelir İdaresi Başkanlığı ve Maliye Bakanlığı, son dönemde mükelleflerin ticari faaliyetlerini daha etkin bir şekilde izlemek amacıyla “Kurgan” isimli yapay zekâ tabanlı denetim sistemini devreye aldı. Bu sistem, özellikle fatura, irsaliye, e-fatura, akaryakıt fişi, kantar fişi ve banka hareketlerini karşılaştırarak şirketlerin işlemlerinde uyumsuzluk olup olmadığını tespit edebiliyor.
Vergi denetiminde yeni bir dönemin habercisi olan bu sistem, şirketler açısından belge düzeninin ve kayıtların eksiksiz tutulmasının önemini bir kez daha ortaya koyuyor.
Şirketlerin Alması Gereken Önlemler
Satın Alma Sözleşmeleri
Belirli bir parasal değerin üzerindeki tüm alımlar için mutlaka tedarikçilerle yazılı sözleşme yapılması gerekiyor. Bu sözleşmeler, hem Vergi Usul Kanunu m.3’teki ispat yükümlülüğünün yerine getirilmesi hem de Türk Ticaret Kanunu’nda tacirler arası ilişkilerde ispat kolaylığı açısından büyük önem taşıyor.
Mal Teslim Belgeleri
Mal teslimlerinde; teslim eden kişinin araç plakası, imzası ve T.C. kimlik numarası kayıt altına alınmalı, mümkünse kimlik fotokopisi dosyalanmalı. Bu uygulama, sahte belge iddialarına karşı güçlü bir savunma oluşturur.
Sevk ve Kantar Belgeleri
Sevk irsaliyesi dışında ambar teslim fişi ve kantar fişlerinin de dosyalanması tavsiye ediliyor. Bu belgeler, malın gerçekten teslim edildiğinin ve miktarının teyidi açısından kritik.
Hizmet Alımlarında Belgelenme
Montaj veya teknik hizmet alımlarında, hizmetin fiilen yapıldığını gösteren fotoğraf ve raporlarla belgeleme yapılmalı. Aksi halde, hizmetin hiç gerçekleşmediği iddialarıyla karşılaşmak mümkün.
Nakliye ve Akaryakıt Giderleri
Teslimat için kullanılan araçların güzergâhına ilişkin yakıt fişleri veya faturaları da ayrıca işlem dosyasına eklenmeli. Bu uygulama, “naylon gider” iddialarını önler.
E-Posta ve Fatura Düzeni
Mail yazışmalarının çıktısı alınmalı, varsa proforma faturalar asıl faturaya eklenmeli. Hizmet alımının yansıtılması durumunda yansıtma faturaları da ayrıca takip edilmelidir.
Hukuki Dayanaklar
- VUK m. 359, sahte veya muhteviyatı itibarıyla yanıltıcı belge kullanmayı ağır ceza gerektiren fiiller arasında sayıyor.
- TTK m. 64, şirketlerin tüm işlemlerini belgeleriyle birlikte usulüne uygun şekilde tutmak ve saklamak zorunda olduğunu düzenliyor.
- KVKK (6698) kapsamında ise alınan kimlik ve teslim bilgileri kişisel veri niteliğinde olduğundan, bu bilgilerin korunması ve uygun saklama politikalarıyla işlenmesi zorunlu.
Sonuç
“Kurgan” yapay zekâ sistemi, şirketler için denetim sürecini çok daha sıkı hale getiriyor. Bu nedenle; belgelerin eksiksiz düzenlenmesi, hizmet ve mal teslimlerinin somut delillerle ispatlanması ve kişisel verilerin hukuka uygun işlenmesi artık daha da önemli.
Şirketlerin bu alandaki yükümlülüklerini yerine getirmemesi halinde, hem idari para cezaları hem de cezai sorumluluk gündeme gelebilir.
Kurumsal şirketlerin zaten uygulamakta olduğu bu tedbirlerin tüm mükellefler için standart hale gelmesi, olası risklerin en aza indirilmesi açısından elzemdir.