Koronavirüs (COVID-19) salgını nedeniyle ülkemizde alınan tedbirler elbette ki anonim ve limited şirketlerin iç işleyişlerine de etki etmektedir. Özellikle uygulanan sokağa çıkma yasakları, toplantı yapma ve kalabalık ortamlarda bir arada bulunmaya getirilen sınırlamalar da şirketlerin genel kurul ve yönetim kurullarının fiziken toplanmasını zorlaştırmakta, çoğu zaman da imkânsız kılmaktadır.
Peki bu duruma ilişkin yasal düzenlemeler ne şekildedir? Şirketlerin olağan genel kurullarının salgın nedeniyle süresinde yapılmamasının herhangi bir yaptırımı var mıdır? Alınması zorunlu olan genel kurul kararlarının fiziken toplantı yapılmadan alınması mümkün müdür?
TÜRK TİCARET KANUNU’NA GÖRE ANONİM VE LİMİTED ŞİRKETLERDE OLAĞAN GENEL KURUL TOPLANTISININ SÜRESİNDE YAPILMAMASININ SONUCU NEDİR?
Türk Ticaret Kanunu’nun (“TTK”) 409. maddesinde anonim şirketlerin, 617. Maddesinde ise limited şirketlerin olağan genel kurul toplantılarının, her yıl hesap döneminin sona ermesinden itibaren üç ay içerisinde yapılması gerektiği düzenlenmektedir. Benzeri şekilde; Anonim Şirketlerin Genel Kurul Toplantılarının Usul ve Esasları ile Bu Toplantılarda Bulunacak Gümrük ve Ticaret Bakanlığı Temsilcileri Hakkında Yönetmelik’in (“Yönetmelik”) 7. Maddesinde de bu husus tekrar edilerek, olağan genel kurul toplantılarının hesap döneminin sona ermesinden itibaren üç ay içerisinde, yani mart ayının sonuna kadar, yapılması öngörülmüştür.
Ancak ne TTK’da ne de bahsi geçen yönetmelikte, süresi içinde yapılmayan olağan genel kurullara ilişin herhangi bir yaptırım öngörülmemiştir. Bu nedenle; bir limited veya anonim şirket genel kurulunun Mart ayından sonraki bir tarihte yapılması halinde bu durum kararın geçerliliğini etkilemeyecek ve sonraki bir tarihte alınmış olsa dahi usulüne uygun olarak yapılmış bir genel kurulda alınan kararlar geçerli olacaktır.
Bu doğrultuda; mevcut koşullar nedeniyle fiziken toplanamayan genel kurulun Mart ayından sonraki bir tarihe ertelenmesi ve koşulların uygun olduğu ilk fırsatta gerçekleştirilmesi mümkün olup, bu durumda alınan genel kurul kararı da hukuken geçerli ve uygulanabilir olacaktır.
KORONAVİRÜS (COVID-19) SALGINI NEDENİYLE GENEL KURUL TOPLANTISININ YAPILMAMASININ HERHANGİ BİR YAPTIRIMI OLUR MU?
Koronavirüs (COVID-19) salgını kapsamında hükümetçe alınan tedbirler kapsamında toplantı, konferans, tiyatro, sinema, restoran ve kafeler gibi toplu olarak bulunulan pek çok alan ve faaliyet yasaklanmakta veya sınırlanmakta ve vatandaşlara özellikle evlerinde kalmaları ve sosyal mesafeyi korumaları tavsiye edilmektedir. Bu kapsamda; elbette ki şirket genel kurullarının toplanması, şirket açısından bir zaruret oluşturmadıkça, bu kapsamda değerlendirilebilecektir.
Her ne kadar 16.03.2020 tarihli İçişleri Bakanlığı Genelgesi ile “Sivil Toplum Kuruluşlarının (Dernek, vakıf) genel kurulları ve Sivil Toplum Kuruluşlarının eğitimler dâhil insanları toplu olarak bir araya getiren her türlü toplantı ve faaliyetleri (icra-i zorunluluk gerektiren yönetim faaliyetleri hariç) 16.03.2020 Pazartesi saat 24:00 itibariyle geçici olarak ertelenmiş” olsa da sermaye şirketlerinin genel kurulları bu Genelge kapsamı dışında bırakılmıştır. Şirketlerin Genelge kapsamı dışında bırakılması, ekonomik açıdan zorlu olan bu süreçte şirketlerin faaliyetlerinin devamlılığını sağlamak ve işleyişlerini engellememek amacını taşımaktadır. Bu doğrultuda; Koronavirüs salgını kapsamında alınan tedbirlere rağmen, şirketlerin genel kurul, müdürler kurulu ve yönetim kurulu toplantılarının yapılması mümkün kılınmıştır.
Ancak; yukarıdaki genelge kapsamında sivil toplum kuruluşlarının genel kurul toplantılarına ilişkin olarak uygulanan tedbirin, kıyasen anonim ve limited şirketler açısından da uygulanabileceği değerlendirilmektedir. Zira 19.03.2020 tarihli 2020/3 sayılı Cumhurbaşkanlığı Genelgesi’nde de açık veya kapalı alanlarda düzenlenecek her türlü bilimsel, kültürel, sanatsal ve benzeri toplantı ve aktivitelerin Nisan ayı sonuna kadar ertelenmesi gerektiği duyurulmuştur. Bu nedenle; sivil toplum kuruluşlarının genel kurullarının ertelenmesindeki amaç, sermaye şirketleri için de geçerli olacak ve toplum sağlığının korunması amacıyla kişilerin bir araya engellenmesine ilişkin alınan tedbirler kapsamında şirket genel kurulları da ertelenebilecektir.
Tüm bu nedenlerle; şirketlerin genel kurul toplantılarının ertelenmesi ve yönetim kurulu üyelerinin bu doğrultuda genel kurul toplantısına ilişkin çağrı yapmaması, hatta yapılmış olan bir çağrının iptal edilerek genel kurul toplantısının ertelenmesi herhangi bir sorumluluğa yol açmayacak ve bu nedenle herhangi bir yaptırım uygulanması söz konusu olmayacaktır.
KORONAVİRÜS (COVID 19) SALGINI SÜRESİNCE GENEL KURUL TOPLANTILARININ ELEKTRONİK ORTAMDA GERÇEKLEŞTİRİLMESİ MÜMKÜN MÜDÜR?
Ticaret Bakanlığı'nın 19.03.2020 tarih ve E-00053356610 sayılı yazısı ile Koronavirüs (COVID-19) salgınının yayılmasını engellemek amacıyla genel kurul toplantılarının elektronik ortamda yapılabileceği belirtilmiştir. Söz konusu yazı uyarınca;
“…Türk Ticaret Kanunu’nun 1527’nci maddesi uyarınca, elektronik genel kurul sistemini kullanan ve genel kurul toplantısı gerçekleştirmek isteyen şirketlerde salgının önlenmesi amacıyla asgari düzeyde pay sahibinin katılımı ile fiziki ortamda toplantı gerçekleştirilmesini teminen, pay sahiplerinin genel kurul toplantılarına fiziki ortamda katılımda bulunmaksızın elektronik ortamda katılım sağlayabilecekleri hususunda takdirlerini kullanmaları tavsiye olunmaktadır.
Bu çerçevede şirket sözleşmelerinde veya esas sözleşmelerinde kurul toplantılarının elektronik ortamda gerçekleştirilmesine imkân tanıyan hüküm bulunmayan şirketlerin, bu dönemde gerçekleştirmeyi planladıkları toplantıları ‘Elektronik Genel Kurul Toplantı Sistemi’ ve ‘Elektronik Yönetim Kurulu Sistemi’ üzerinden gerçekleştirilebilmelerine yönelik tedbir alınmıştır.
Şirketlerin, bu imkândan Merkezi Kayıt Kuruluşu Anonim Şirketinden destek hizmeti almak suretiyle ve hak sahiplerine elektronik ortamda katılma imkanının sağlanması zorunluluğunu ortadan kaldırmayacak şekilde yararlanmaları gerekmekte olup, şirketlerce elektronik ortamda kurul gerçekleştirilmesine imkân tanıyan hükme ilişkin sözleşme değişikliğinin bundan sonra yapılacak ilk genel kurul toplantısında gerçekleştirilmesi imkânı tanınmıştır.”.
TTK’nın 1527. ve devamı maddeleri uyarınca; şirketlerin elektronik ortamda genel kurul toplantısı yapabilmesi için şirket ana sözleşmesinde bu hususa dair bir hüküm bulunması gerekmektedir. Bu çerçevede; söz konusu yazı ile ana sözleşmelerinde kurul toplantılarının elektronik ortamda gerçekleştirilmesine imkân tanıyan bir hüküm bulunmayan şirketlerin dahi, salgının devam ettiği dönemde gerçekleştirmeyi planladıkları toplantılarının “Elektronik Genel Kurul Toplantı Sistemi” ve “Elektronik Yönetim Kurulu Sistemi” üzerinden gerçekleştirilmesine olanak sağlanmaya çalışılmıştır.
Hal bu olmakla birlikte; Ticaret Bakanlığı’nın söz konusu yazısı kapsamında şirket ana sözleşmelerinde elektronik ortamda genel kurul toplantısı yapılabileceğine dair hüküm bulunmayan şirketlerin de elektronik ortamda genel kurul toplantısı yapabilmelerine imkân sağlayan düzenlemenin herhangi bir hukuki dayanağı bulunmamaktadır. Zira, yukarıda belirtildiği üzere, TTK’da anonim ve limited şirketlerin elektronik ortamda genel kurul toplantısı yapabilmeleri için ana sözleşmelerinde mutlaka bu yönde bir hüküm bulunması gerektiği açıkça düzenlenmiştir. Kanun’da açık düzenleme bulunan bir duruma ilişkin olarak, Ticaret Bakanlığı’nın veya ona bağlı herhangi bir Genel Müdürlüğün idari bir düzenleme ile TTK’da yer alan hükmün aksine bir düzenleme getirmesi hukuken mümkün değildir. Bu nedenle; Ticaret Bakanlığı’nın söz konusu yazısı açık kanun hükmüne aykırı olduğundan, bu yazıya istinaden bir uygulama yoluna gitmek, ileride şirketler açısından ciddi sorunlar yaratabilecektir.
Şöyle ki; genel kurula katılım, pay sahiplerinin en temel haklarından biridir. Herhangi bir idari uygulama doğrultusunda kanun hükmüne aykırı olarak, ana sözleşmesinde bu yönde bir hüküm bulunmayan bir şirketin genel kurulunu elektronik ortamda yapması halinde, bu hakkından mahrum kalan pay sahibi kanuni haklarını kullanma hak ve yetkisine sahip olacaktır. Elektronik ortamda genel kurul yapmayı uygulama haline getiren ve bu yönde sözleşmelerine hüküm ekleyen şirketler için bu süreçte aynı şekilde genel kurulların toplanması mümkün olacakken, henüz bu yöntemi hiç denememiş ve bu yönde gerekli kanuni lazımeleri yerine getirmemiş bir şirketin pay sahipleri için söz konusu durum hak kaybına yol açabilecektir. Örneğin; içinde bulunduğumuz koşullarda pay sahibinin elektronik katılım için gerekli hazırlığı yapması, örneğin elektronik imza alması vs. gibi toplantı öncesi yerine getirilmesi gerekli olan işlemleri tamamlaması mümkün olmayacaktır.
Bu doğrultuda; genel kurula katılma hakkından mahrum kalan ve pay sahipliği haklarının kullanımında zorluk yaşayan hatta engellenen pay sahibi, ilgili genel kurul kararının iptalini talep edebilecektir. Ancak bu durumda pay sahibinin genel kurulun iptali için TTK m. 446/1-b’de belirtilen durumların varlığını kanıtlaması gerekecektir.
ANONİM VE LİMİTED ŞİRKETLERDE GENEL KURUL KARARLARININ SİRKÜLE EDİLEREK İMZALARIN TOPLANMASI MÜMKÜN MÜDÜR?
TTK’nın 617. Maddesinin 4. Paragrafı uyarınca; “Herhangi bir ortak sözlü görüşme isteminde bulunmadıkça, genel kurul kararları, ortaklardan birinin gündem maddesi ile ilgili önerisine diğer ortakların yazılı onayları alınmak suretiyle de verilebilir. Aynı önerinin tüm ortakların onayına sunulması kararın geçerliliği için şarttır.” Söz konusu hükme dayanılarak, limited şirketlerde fiziki olarak toplantı yapılmaksızın elden dolaştırma/sirküle etme suretiyle genel kurul kararlarının imzalanabileceği açıkça düzenlenmiştir.
Ancak TTK’da benzeri bir düzenleme anonim şirketler için yer almamaktadır. Buna rağmen; anonim şirketlerde de sirküle etme yoluyla bir karar alınır ve hiçbir ortak buna itiraz etmez ve/veya kararın iptali için dava açmazsa, geçerli bir genel kurul toplantısı kararı alınmış olacaktır.