Çin’in Wuhan kentinden yayılan ve tüm dünyayı etkisi altına alan corona virüsün yol açtığı Covid-19 salgını, Dünya Sağlık Örgütü tarafından pandemik hastalık ilan edilmiştir. Salgın hastalık sebebiyle; ülke çapında önlemler alınmış, birtakım yasal düzenlemeler yapılmıştır. Bu doğrultuda; şirket yönetim kurulu üyelerinin alması gereken önlemler gündeme gelmektedir. Pandemi sebebiyle iş sürekliliğinin etkilenmemesi yahut en az oranda etkilenmesi, Covid-19 virüsünün şirketlere ve ekonomiye etkisini en düşük seviyeye çekmek için yönetim kurullarına büyük iş düşmektedir. Yönetim Kurullarının bu görev ve sorumluluklarının kaynağı; Türk Ticaret Kanunu m. 369'da düzenlenmiş olan yönetim kurulu üyelerinin şirkete karşı özen ve bağlılık yükümlülüğüdür.
Türk Ticaret Kanunu m. 374 uyarınca "Şirketin işletme konusunun gerçekleştirilmesi için gerekli olan her çeşit iş ve işlemler hakkında karar almaya yetkili olan" Yönetim Kurulu; Covid-19 virüsünün etkilerini de göz önünde bulundurmalıdır. Salgın hastalıkların sadece insanları öldürmediği; iş dünyasında ve şirket ekonomisinde birçok değişikliği de beraberinde getirdiği unutulmamalıdır. Bu kapsamda dikkat edilmesi gereken hususlar şunlardır:
1. Covid-19 Virüsüne Karşı Alınan Önlemler
Ulusal ve uluslararası boyutta; virüse karşı alınması gereken önlemler ve uygulanan tedbirler sürekli yenilenmektedir. Bu kapsamda; şirket yönetim kurullarının pandemi ile ilgili güncel gelişmelerden kısa sürede haberdar olması ve organizasyonla altyapılarını güncel gelişmelere uygun hale getirmeleri hayati öneme sahiptir. Yönetim Kurulu; işyerinde ve şirket faaliyet konusunun uygulanması sırasında gerekli sağlık önlemlerini tespit etmeli ve bu tedbirleri eksiksiz yerine getirmelidir. Anonim Şirketlerde yönetim kurulu; mevcut durum ve alınan tedbirler konularında hissedarları bilgilendirmelidir. Elbette sadece tedbir almak, gerekli araç ve gereci bulundurmak yeterli olmayacaktır; söz konusu tedbirlere eksiksiz uyulup uyulmadığını, şirket yönetim kurulunun yetkilendirdiği kimse ya da kimseler denetlemelidir.
Şirket çalışanlarının tamamı mutlaka pandemi hakkında bilgilendirilmelidir. Çalışanlardan sorumlu yöneticilerin Covid-19 virüsünün belirtileri hakkında yeterli bilgi sahibi olmaları büyük önem arz etmektedir. İş seyahatleri, sosyal mesafe kuralına aykırı toplantılar, kurum içi eğitim çalışmaları, kurum kutlama yemek ve organizasyonları ya ertelenmeli ya da online platformlar üzerinden gerçekleştirilmelidir. Şirket çalışanlarının mümkün olduğunca evden çalışma esası benimsenmeli; bunun mümkün olmadığı yahut çok güç olduğu durumlarda, işyerine ulaşımlarında alınması gereken tedbirler unutulmamalıdır. Şirket bünyesinde farklı yaş aralığında çok sayıda çalışan mevcutsa; yaşa ve kronik rahatsızlığa göre, risk grup haritası çıkarılarak bu doğrultuda düzenleme yapılması, çalışacak personelin buna göre belirlenmesi yerinde olacaktır.
2. Şirket Toplantılarının Durumu
Pandemi ile mücadelede gerekli önlemlerim alınması ve iş sürekliliğinin devam ettirilebilmesi için yönetim kurullarının düzenli toplanması önemlidir. Ayrıca genel kurul toplantılarının da pandemi dönemine rastlaması olasıdır. Bu sebeple; yönetim kurulu mümkünse toplantılarını ve genel kurulu elektronik ortamda yapmalıdır. Ancak bu noktada Yönetim Kuruluna; şirket sözleşmesinde veya şirket esas sözleşmesinde elektronik ortamda toplantı ve genel kurul yapma yetkisinin verilip verilmediğine dikkat edilmelidir. Bu hususun kanuni karşılığı Türk Ticaret Kanunu’nun m. 1527’de mevcuttur. Hiç şüphesiz yönetim kurulu toplantılarının veya genel kurulun elektronik ortamda yapılabilmesi için gerekli teknik ve teknolojik alt yapı eksiksiz olmalıdır. Çünkü bu toplantı fiziki toplantının bütün sonuçlarını doğuracaktır. Bu kapsamda; yönetim kurulu üyelerinin elektronik imza ile kararları imzalama sistemi ve oy kullanabilmek için gerekli teknik altyapı sağlanmalıdır. Kanunun bu konuda belirlediği kriterlere uygun bir elektronik ortam oluşturulmalıdır. Ticaret Bakanlığı'nın 20.03.2020 tarihli duyurusunda Yönetim Kurullarının genel kurul toplantılarını alacakları bir kararla erteleyebilecekleri belirtilmiştir.
Şirket esas sözleşmesinde; elektronik ortamda toplantı yapılmasına yönelik bir düzenleme bulunmayan şirketlere dair genel kuralı yukarıda ifade etmiştik; ancak buna istisnai nitelikte, Ticaret Bakanlığı tarafından 20.03.2020 tarihinde yapılan duyuruda "Merkezi Kayıt Kuruluşu Anonim Şirketinden destek hizmet almak suretiyle ve hak sahiplerine elektronik ortamda katılma imkanının sağlanması zorunluluğunu ortadan kaldırmayacak şekilde yararlanmaları gerekmekte olup, şirketlerce elektronik ortamda kurul gerçekleştirilmesine imkan tanıyan hükme ilişkin sözleşme değişikliğinin bundan sonra yapılacak ilk genel kurul toplantısında gerçekleştirilmesi imkanı tanınmıştır." denmek suretiyle bir imkan tanımıştır. Alternatif olarak ise, Türk Ticaret Kanunu’nun 390’ıncı maddesinin 4’üncü fıkrasında izin verilen yönteme uygun olarak, alınacak kararın karar metninin sirküle edilerek elden dolaştırma usulü ile imzalatılması mümkündür. Bakanlığın açıklaması uyarınca, genel kurul toplantıları bakımından ise alınacak bir yönetim kurulu kararı ile genel kurul toplantılarının iptali söz konusu olabilecek.
3. Finansal Planlama
Tüm dünyayı etkisi altına alana Covid-19 virüsü sebebiyle ekonomik durgunluk ve tedarik zincirinde hatrı sayılır aksaklıklar olasıdır. Covid-19 virüsü; mücbir sebep olup, öngörülmediğinden tüm ülkeyi ve dünyayı etkilediğinden bu sürecin ne zaman biteceğini, etkilerinin ne kadar süre devam edeceğini eksiksiz öngörmek mümkün değildir. Bu sebeple özellikle şirketler nakit akışa odaklanmalı, mümkün olduğunda şirket nakit kaynakları korunmalıdır. Şirketlerin yıllık ekonomik planları yeniden gözden geçirilmeli, gerekli ekonomik adımlar derhal atılmalıdır. Bu süreçte büyüme adımlarından ziyade şirketin mevcut pozisyonunu koruyacak adımlara, devamlılığı sağlayacak hususlara öncelik verilmelidir. İş ve proje ortaklarının seçimi de bu süreçte büyük öneme sahiptir. Şirketlerin kısa periyotlarda güncel finansal raporlar düzenlemesi, bunları gözlemlemesi, gerekli tedbir ve kararları gecikmeksizin alması gerekmektedir. Şirketin sahip olduğu taşınır, taşınmaz malvarlığı unsurları, ekonomik değerleri, paraya çevrilme hızları tespit edilmelidir. Şirketin sahip olduğu nakit mutlaka değerlendirilmeli ve bu süreçte mümkün olduğunca korunmalıdır. Şirket kar eden bir şirketse; bu dönemde karın dağıtılmaması önerilmektedir.
Yönetim kurulu; şirketin son yıllık bilançosundan şirketin sermayesi ile kanuni yedek akçeleri toplamının üçte ikisinin zarar sebebiyle karşılıksız kaldığı anlaşılırsa, genel kurulu toplantıya çağırmalıdır. Genel kurul; sermayenin üçte biri ile yetinme veya sermayenin tamamlanmasına karar verebilir. Genel kurulun böyle bir karar vermediği durumda şirket kendiliğinden sona erer. Şirketin aktiflerinin pasiflerini karşılayamadığına dair şüpheler var ise; şirket ara bilançosu çıkarılmalıdır. Ara bilançodan aktiflerin pasifleri karşılamaya yetmediği anlaşılırsa; şirket merkezinin bulunduğu yer Asliye Ticaret Mahkemesine iflas başvurusunda bulunulmalıdır. Pasifi aktifi karşılamadığı halde; kanuni süreler içerisinde iflas istemeyen şirket yetkililerinin, şikayet üzerine cezalandırılması İcra İflas Kanunu'nda düzenlenmiştir.
4. KVKK'dan Kaynaklanan Yükümlülükler
Covid-19 virüsü mücbir sebep olsa da, veri sorumlularının Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’ndan kaynaklananan yükümlülüklerini ortadan kaldırmamaktadır. Covid-19 virüsü ile mücadele kapsamında işçilerin, iş ortaklarının ve müşterilerin sağlık ve seyahat bilgisi işleniyorsa aydınlatma yükümlülüğü ihmal edilmemeli, ölçülülük ilkesinden uzaklaşılmamalıdır. Sağlık verilerinin işlenmesinde; veri işleme sadece işyeri hekimi tarafından ve sadece işyeri hekiminin verilere erişebileceği şekilde ya da bu konuda yetkili kamu kurum ve kuruluşları tarafından yapılıyorsa açık rızaya gerek olmadığı, bunun haricinde ilgililerin açık rızasının alınması gerektiği unutulmamalıdır.
Şirket bünyesinde elektronik ortamda; eğitim, toplantı, iş ortakları veya müşterilerle görüşme sağlanıyorsa; bu elektronik ortamların çoğunlukla hizmet sağlayıcısının yurtdışı kaynaklı olduğu, yani KVKK anlamında yurtdışına veri aktarımı söz konusu olduğu unutulmamalıdır. İlgililerin kanuna uygun açık rızası alınmalıdır.
5. Hukuk Desteği
Salgın hastalık sebebiyle; mücbir sebep hükümlerine dayanılması, şirketlerin sözleşmelerdeki borçlarını ifa etmekte güçlük yaşamaları olasıdır. Covid-19 virüsünün birçok sektörü, birçok iş kolunu ve sayısız şirketi etkilediği hususunda şüphe yoktur. Bu çerçevede; şirketin alacak ve borç doğuran sözleşmeleri, hukuki işlemleri gecikmeksizin profesyonel hukuk desteği ile incelenmeli, irdelenmelidir. Gerektiğinde şirket mücbir sebep ihbar yapmalıdır. Şirketin kiracı olduğu gayrimenkuller varsa kira ödemelerinde ihtirazi kayıt hususu değerlendirilmelidir.
Covid-19 virüsü Rekabet Hukukundan kaynaklı yükümlülükleri ortadan kaldırmamaktadır. Bu kapsamda; Covid-19 virüsü kanuna aykırılıkları hukuka uygun hale getirmemektedir. Kanuna aykırı eylemler neticesinde yüklü meblağda para cezaları gündeme gelmektedir.
6. Gerekli Önlemlerin Alınmaması Durumunda Yönetim Kurulu Üyelerinin Sorumluluğu
Yukarıda belirttiğimiz önlemlerin alınmamış, yükümlülüklerin yerine getirilmemiş olması halinde; yönetim kurulu üyeleri, hem şirkete hem pay sahiplerine hem de şirket alacaklılarına karşı verdikleri zarardan sorumlulukları gündeme gelebilir. Bu durumda şirket ve hissedarlar şirketin uğradığı zararları talep edebilir, şirket alacaklıları ise kendi uğradıkları zararları talep edebilirler.