Tarafların arabuluculuk sürecinin sonunda “anlaştık” demeleri, hem katılımcıların birlikte gösterdikleri gayretin güzel bir sonucu hem de taraf vekilleri ve müvekkilleri için önemli bir başarıdır. Ancak tecrübeli avukatların bildiği üzere, anlaşma metni imzalanmadan süreç tamamlanmış sayılmaz; aksine, en dikkat gerektiren aşamaya gelinmiştir. Bu aşama; sözlü mutabakatın, tarafların iradesini eksiksiz yansıtan, yoruma mahal vermeyen ve gelecekte yeni uyuşmazlıklara kapı aralamayacak sağlam bir anlaşma belgesine dönüştürülmesidir.
Yazarları arasında yer aldığım Adalet Bakanlığı'nın Temel Arabuluculuk Eğitimi Katılımcı Kitabı ve Uzman Arabuluculuğa Giriş kitaplarında vurgulandığı üzere, anlaşma belgesinin hazırlanması sorumluluğu esasen taraflara ve onların vekillerine aittir. Bu süreç, bir vekilden sadece uyuşmazlığı müzakere etmesini değil, aynı zamanda müzakere edilen şartları en doğru ve iyi şekilde yazılı hale getirme becerisini de gerektirir.
Anlaşma Metnini Müzakere Sırasında Kurgulamak
Taraf vekilinin müzakereler sırasında anlaşmanın şekillenmeye başlamasıyla birlikte mutabık kalınan her bir unsurun nasıl yazılı hale getirileceğini zihnen veya yazılı olarak tasarlaması gerekir. Vekil, anlaşılan her unsur ve sonuçları hakkında müvekkilini bilgilendirmeli, müvekkil toplantıda değilse kritik eşiklerle ilgili kısa aralarda iletişime geçerek müvekkilin mevcut duruma dair talimatını almalıdır. Böylece vekil, ortaya çıkan nihai metnin müvekkilin iradesiyle tam olarak örtüşmesini sağlamaya çalışmalıdır. Bu proaktif yaklaşım, ortaya çıkacak yanlış anlamaları, son anda ortaya çıkabilecek pürüzleri ve olası zaman kayıplarını önleyecektir.
Demir Tavında Dövülür
Müzakereler anlaşmayla sonuçlandığında, ideal olan, anlaşma belgesinin aynı toplantıda, ara verilmeksizin hazırlanıp imzalanmasıdır. Metnin hazırlanmasına ara verilmesi yahut bu işin başka güne ertelenmesi, tarafların süreçten soğumasına ve anlaşmaktan vazgeçmesine neden olabilir. Elbette tarafların düşünmek için zamana ihtiyaç duydukları özel durumlar olabilir. Ancak bu durumda dahi vekiller, sürecin ivmesini korumalı ve anlaşma belgesinin hazırlığı ve gelinen aşama konusunda arabulucuyu bilgilendirmelidir.
İmza Yetkisi: Varsayımlarla Hareket Etmeyin
Anlaşma metni hazırlandıktan sonraki en önemli soru şudur: Belgeyi kim imzalayacak? Taraf vekilinin bu belgeyi imzalayabilmesi için vekaletnamesinde Hukuk Muhakemeleri Kanunu'nun 74. maddesi uyarınca "alternatif uyuşmazlık çözüm yollarına başvurmaya" veya "arabuluculuk anlaşma belgesini imzalamaya" gibi özel bir yetkinin bulunması şarttır.
Bazen vekaletnamede özel yetki bulunması dahi, vekilin metni tek başına imzalayabileceği anlamına gelmez. Özellikle büyük şirketlerde, anlaşmanın içeriği, tutarı veya şirketin iç yönergeleri gereği imza yetkisi özel olarak düzenlenmiş olabilir. Vekilin vekaletnamesinde imzalayabileceği en üst anlaşma tutarı belirli bir miktarla sınırlanmış olabilir veya şirket yetkilileri arasında belirli parasal sınırlara kadar kademeli yetkiler bulunabilir. Bu nedenle vekil, imza atmadan önce anlaşmanın son halini müvekkiliyle istişare etmeli ve bu talimatı (örneğin e-posta gibi) ispat edilebilir bir yöntemle kayıt altına almalıdır. Anlaşma belgesi doğrudan müvekkil tarafından imzalanacaksa, imza anında yetkili kişilerin hazır bulunmasını veya belgeyi kısa sürede inceleyip imzalayabilecekleri bir organizasyonun yapılmasını sağlamak önemlidir.
Sağlam Bir Anlaşma Belgesinin Temel Unsurları
İyi kurgulanmış bir anlaşma belgesi, uyuşmazlığı sadece bugün için değil, gelecek için de çözer. Bu nedenle taraf vekillerinin, aşağıdaki kritik unsurlar bakımından metni gözden geçirmesi ve gerekiyorsa bu unsurları anlaşma belgesine eklemeyi değerlendirmesi gerekir:
- Edimin Türü: Anlaşma bir para borcuna ilişkin ise paranın miktarı ve para birimi (yabancı para biriminin türü, örneğin USD) dikkatle kaleme alınmalıdır. Eğer edim bir işin yapılması ise, İcra ve İflas Kanunu'nun 30. maddesindeki gereklilikler gözetilmelidir. Anlaşma metni, yapılacak işi tüm ayrıntılarıyla tarif etmeli ve ilerideki takip süreçlerinin aksamaması için işin toplam bedelini de içermelidir.
- Ödeme Planı ve Detayları: Ödemenin peşin mi, taksitli mi olacağı; taksitli ise vadeleri, gerekiyorsa muacceliyet şartı ve gecikme halinde uygulanacak faizin türü ile oranı mutlaka belirlenmelidir.
- Cezai Şart ve İcra Edilebilirlik: Anlaşma şartlarına uyulmaması halinde ortaya çıkacak zararlar veya anlaşmanın ifasını tazyik için bir cezai şart belirlenebilir. Ancak, cezai şartın varlığının yargılamayı gerektirebileceği ve bu durumun anlaşma belgesine icra edilebilirlik şerhi verilmesini engelleyebileceği unutulmamalıdır.
- Ücret ve Masrafların Paylaşımı: Taraflar, ihtiyari arabuluculukta ücret ve masraflar konusunda sürece başlamadan anlaşmış olmalıdır. Dava şartı arabuluculukta ise taraflar ücreti diledikleri oranda paylaşabilirler, ancak bu hususta anlaşamamaları halinde eşit öderler (Tüketici uyuşmazlıklarındaki düzenlemenin farklı olduğu unutulmamalıdır).
- Yargılama Giderleri ve Vekalet Ücretleri: Uyuşmazlık hakkında derdest bir dava varsa anlaşmanın davayı kısmen veya tamamen konusuz bırakıp bırakmadığı, yargılama giderleri ve vekalet ücretlerinin taraflar arasında ne şekilde paylaşılacağı netleştirilmelidir.
- Gizlilik: Arabuluculuk anlaşma belgesi aleni bir belgedir. Bu nedenle gizli kalması istenen hususlar anlaşma belgesine yazılmamalıdır. Zira hukukumuzda ne şerhi verecek sulh hukuk hakimi ne icra müdürlükleri ne de anlaşmanın delil olarak sunulacağı mahkemeler ve diğer resmi merciler yönünden bir gizlilik yükümlülüğü düzenlenmemiştir. Arabuluculuk sürecini hukuken sona erdiren belge "son tutanak"tır. Tarafların iradesiyle daha sonra hazırlanan anlaşma belgesi ise bu sürecin sona ermesinden sonra hazırlandığından gizli değildir.
- Gelecekteki Uyuşmazlıklar İçin Çözüm Yolu: Taraflar, ileride yaşayabilecekleri benzer uyuşmazlıklar için şimdiden bir çözüm yolu (örneğin, yeniden arabuluculuk veya tahkim) belirlemeyi kararlaştırabilirler.
Sonuç olarak, arabuluculuk sürecinin başarısı, yalnızca sözlü olarak anlaşmaya varılmasıyla değil, bu anlaşmanın tüm unsurlarını içeren, icra edilebilir ve gerektiğinde bir davaya dayanak oluşturabilecek sağlam bir anlaşma belgesi ortaya konulması ve imzalanmasıyla ölçülür. Bu belgenin asıl mimarları, dikkatli, öngörülü ve titiz yaklaşımlarıyla arabulucudan ziyade taraf vekilleridir.
Kaynakça
Adalet Bakanlığı, Hukuk İşleri Genel Müdürlüğü, Arabuluculuk Daire Başkanlığı. Temel Arabuluculuk Eğitimi Katılımcı Kitabı. Ankara: Adalet Bakanlığı, 2021.
Adalet Bakanlığı, Hukuk İşleri Genel Müdürlüğü, Arabuluculuk Daire Başkanlığı. Uzman Arabuluculuğa Giriş. Ankara: Adalet Bakanlığı, 2023.
Demir, Şamil. “Arabuluculuk anlaşma belgesinin aleniliği”, 11 Haziran 2025. https://doi.org/10.5281/zenodo.15641788.