Bilindiği üzere Anonim Şirketlerin Genel Kurul Toplantılarının Usul ve Esasları ile Bu Toplantılarda Bulunacak Bakanlık Temsilcileri Hakkında Yönetmeliğin “Hazır Bulunanlar Listesi” başlıklı 16/1.maddesinde; “Genel kurul toplantısına katılabilecekler listesi; … diğer paylardan senede bağlanmamış bulunan veya NAMA YAZILI OLAN PAYLAR İLE İLMÜHABER SAHİPLERİ İÇİN PAY DEFTERİ KAYITLARINA GÖRE yönetim kurulunca hazırlanır ve söz konusu liste yönetim kurulu başkanı veya başkanın yetkilendireceği yönetim kurulu üyelerinden biri tarafından imzalanır.” şeklinde düzenleme mevcuttur. Yine 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu’nun “Genel Kurula Katılmaya Yetkili Olan Pay Sahipleri” başlıklı 415.maddesinde; “(1) Genel kurul toplantısına, yönetim kurulu tarafından düzenlenen “hazır bulunanlar listesi”nde adı bulunan pay sahipleri katılabilir. (2) Hazır bulunanlar listesinde adı bulunan senede bağlanmamış payların, ilmuhaberlerin nama yazılı payların sahipleri ve Sermaye Piyasası Kanununun (Değişik ibare: 7262 - 27.12.2020 / m.28 / Yürürlük / m.43/1-a) “13 üncü” maddesi uyarınca kayden izlenen pay sahipleri veya anılanların temsilcileri genel kurula katılır. Gerçek kişilerin kimlik göstermeleri, tüzel kişilerin temsilcilerinin vekâletname ibraz etmeleri şarttır. (3) (...) ( Madde 415'in 3. fıkrası, 31.12.2020 tarih ve 31351 sayılı Mükerrer R.G.'de yayımlanan, 27.12.2020 tarih ve 7262 sayılı Kanunun 28. maddesi hükmü gereğince, 1/4/2021 TARİHİNDEN İTİBAREN geçerli olmak üzere yürürlükten kaldırılmıştır. (4) Genel kurula katılma ve oy kullanma hakkı, pay sahibinin payların sahibi olduğunu kanıtlayan belgeleri veya pay senetlerini şirkete bir kredi kuruluşuna veya başka bir yere depo edilmesi şartına bağlanamaz.” şeklinde düzenleme mevcuttur. Bu hususta madde gerekçesinde ise şu açıklamalara yer verilmiştir; “Birinci fıkra: Bu hüküm 6762 sayılı Kanunun 360 ıncı maddesinin üçüncü fıkrası hükmünden alınmıştır. İkinci fıkra: Hüküm yeni olup, özellikle pay senedi borsada işlem gören anonim şirketlerde beyaz ciro ile dolaşımda bulunan nama yazılı hisse senetlerinin sahiplerinin genel kurula katılmalarını sağlamak ve bunu kolaylaştırmak amacıyla öngörülmüştür. Başka bir deyişle, uygulamanın ortaya koyduğu önemli bir gereksinim, özellikle pay senetleri borsada işlem gören anonim şirketlerde pay defteri ile gerçek arasındaki uyuşmazlık dikkate alınarak ve Merkezi Kayıt Kuruluşunun varlığı da gözönünde tutularak ikinci fıkra maddeye eklenmiştir.”
Bu kapsamda doktrinde hazır bulunanlar listesine, genel kurula katılabilecekler listesi adı da verilmektedir (Prof.Dr.Oruç Hami ŞENER, Ortaklıklar Hukuku, 4.Baskı, Ankara 2019, s.486-487). Düzenleme gereği genel kurula katılabilecekler listesi yönetim kurulu tarafından hazırlanır (TTK m.415/1, 417/1-2) (Prof.Dr.Mehmet BAHTİYAR, Ortaklıklar Hukuku, 15.Baskı, İstanbul 2021, s.166 ; Prof.Dr.Şaban KAYIHAN, Şirketler Hukuku, 5.Baskı, Ankara 2011, s.193). Bu liste yönetim kurulu başkanı tarafından imzalanır ve toplantıdan önce genel kurulun yapılacağı yerde bulundurulur (TTK.m.417/3) (Prof.Dr.Kemal ŞENOCAK – Dr.Neval OKAN, Şirketler Hukuku Şerhi Cilt-II, 1.Baskı, Ankara 2023, s.2283). Hazır bulunanlar listesinde yalnızca genel kurul toplantısına katılmaya hakkı olanlar gösterilir (Prof.Dr.Reha POROY - Prof.Dr.Ünal TEKİNALP - Prof.Dr.Ersin ÇAMOĞLU, Ortaklık Hukuku I, 13.Baskı, İstanbul 2014, s.486-487 ; Dr.Jur.Mevci ERGÜN, Anonim Şirketler Hukuku, Ankara 2021, s.541). Dolayısıyla da genel kurul toplantısına yalnızca yönetim kurulu tarafından hazırlanan, “hazır bulunanlar listesinde” adı bulunan pay sahipleri veya temsilcileri katılabilir (Prof.Dr.Ünal TEKİNALP, Sermaye Ortaklıklarının Yeni Hukuku, İstanbul 2020, s.316 ; Prof.Dr.Fatih BİLGİLİ-Doç.Dr.Ertan DEMİRKAPI, Şirketler Hukuku Dersleri, 7.Baskı, 2020, s.230-233 ; Prof.Dr.Oruç Hami ŞENER, Teorik Ve Uygulamalı Ortaklıklar Hukuku, 4.Baskı, Ankara 2019, s.485 ; Doç.Dr.Hakan ÇEBİ, Şirketler Hukuku, 1.Baskı, Ankara 2020, s.141 ; Dr.Öğr.Üyesi Tamer BOZKURT, Şirketler Hukuku 12.Baskı, Ankara 2021, s.336). Yani hazirun listesi olarak da anılan bu belgede adı bulunmayan kişi, genel kurul toplantısına katılarak oy kullanamaz.
Tekraren belirtmek gerekir ki genel kurula katılabilecekler listesi, yönetim kurulu tarafından hazırlanır ve yalnızca genel kurul toplantısına katılma hakkı bulunanları gösterir. Yönetim Kurulunun, genel kurula katılabilecekler listesini nasıl düzenleyeceği TTK.m.417 ve Anonim Şirketlerin Genel Kurul Toplantılarının Usul ve Esasları ile Bu Toplantılarda Bulunacak Bakanlık Temsilcileri Hakkında Yönetmeliğin 16.maddesinde düzenlenmektedir. Buna göre; Yönetim kurulu genel kurula katılabilecekler listesi düzenlerken, pay defteri kayıtlarını esas alacaktır. TTK.m.499’a göre pay defterine ise sadece senede bağlanmamış pay sahipleriyle, nama yazılı pay senedi sahipleri ve de TTK.m.486/2’ye göre ilmühaber sahipleri kaydedilebilecektir. Bu şekilde düzenlenen genel kurula katılabilecekler listesi TTK.m.417/3 ve BTY 16/1’e göre, yönetim kurulu başkanı veya yetkilendirebileceği yönetim kurulu üyelerinden birisi tarafından imzalanır ve toplantıdan önce genel kurulun yapılacağı yerde bulundurulur (Prof.Dr.Oruç Hami ŞENER, Teorik ve Uygulamalı Ortaklıklar Hukuku, 4.Baskı, Ankara 2019, s.486-487).
Pay defterindeki kayıt esas alınırken ise şu hususa dikkat edilecektir; Türk Ticaret Kanunu m.499 gereği her anonim ortaklık, senede bağlanmamış payların sahipleri ile nama yazılı pay senedi sahiplerini ad, soyad, unvan ve adresleriyle pay defterine kaydeder. İlmühaberlere kıyas yoluyla nama yazılı pay senetlerine ilişkin hükümler uygulanacağından (TTK m.486/2), TTK.m.499 hükmü ilmühaberler için de geçerlidir. Bu kapsamda ortaklıkla ilişkilerde, sadece pay defterinde kayıtlı bulunan kimse pay sahibi olarak kabul edilmektedir (TTK m.499/4). Bu nedenle ilmühaberlerin ve nama yazılı pay senetlerinin sahiplerinin genel kurula katılma hakkının tespiti için pay defteri kayıtları esas alınacaktır (TTK m.417/2) (Prof.Dr.Kemal ŞENOCAK – Dr.Neval OKAN, Şirketler Hukuku Şerhi Cilt-2, 1.Baskı, Ankara 2023, s.2285). İşte bu çerçevede anonim şirket genel kurullarında toplantı başkanının gündemin görüşülmesine geçilmeden önceki başlıca görevleri arasında; Toplantı yerine giriş yetkisi olmayanların, toplantıya girip girmediklerini kontrol etmek, Hazır bulunanlar listesini imzalamak suretiyle asaleten veya temsilen genel kurula katılanların kimlik kontrolünü itiraz veya lüzum üzerine yapmak ve temsil belgelerinin doğruluğunu kontrol etmek de bulunmaktadır. Toplantı başkanı ancak bu görevlerini yerine getirdikten sonra genel kurula toplantı gündemini okuyabilir (Dr.Hasan KARSLIOĞLU, Anonim Şirketlerde Genel Kurul, s.191-192).
Yargıtay uygulamasında da benzer hususlar vurgulanmaktadır. Örneğin Yargıtay 23.Hukuk Dairesinin 07.02.2014 Tarihli 2013/6211 Esas 2014/838 Karar Sayılı İlamında davacı vekili, hazirun cetvelinde kendi müvekkilinin isminin yer almadığını ve bu sebepten dolayı da genel kurul toplantısına ancak dinleyici olarak katılabildiklerini öne sürerek, genel kurul toplantısında alınan kararların iptalini talep etmiştir. Yerel mahkeme ise bu davacı tarafın şirket ortağı olmadığı sonucuna ulaşarak ve kooperatif ortağı olmayan bir kimsenin genel kurul kararlarının iptalini isteyemeyeceği sonucuna ulaşmıştır. Yargıtay tarafından bu karar onanmıştır. Karar özeti şu şekildedir; “…Davacı vekili, müvekkilinin davalı kooperatife 01.08.2010 tarihinde iki hisse ile üye olduğunu, üyeliğinin kooperatif üye pay defterine işlendiğini, kooperatifin 17.07.2011 günü yapılan genel kurul toplantısına müvekkilinin ve bir çok üyenin çağrılmadığını, söz konusu toplantıya, hazirun cetvelinde müvekkilinin ve bir çok üyenin ismi bulunmadığı için zorla ve dinleyici olarak katılabildiklerini, oy kullanmalarının engellendiğini, ayrıca toplantı tarihinde istifa etmiş ve kooperatifle ilgisi kalmamış bazı kişilerin toplantıya katılarak oy kullandıklarını, davacının ve bazı ortakların yönetim kurulu kararı ile ihraçlarına karar verildiğini, ihraç işlemlerinin genel kurulda onaylandığını, yapılan toplantıda yönetim kurulu tarafından alınmış tüm kararların iptaline ilişkin alınan kararın da usul ve yasalara aykırı olduğunu ileri sürerek, müvekkilinin kooperatifte iki hisse üye olduğunun tespiti ile 17.07.2011 tarihli genel kurulun ve genel kurulda alınan tüm kararların iptaline karar verilmesini talep ve dava etmiştir. Mahkemece, iddia, savunma, benimsenen bilirkişi raporu ve dosya kapsamına göre; davacının sunmuş olduğu onaysız üç adet tahsilat makbuzunun kooperatif adına matbu olarak basıldığı, 05.11.2010 tarihli yönetim kurulu kararının davacının aylık 2.000,00 TL ücret karşılığında danışman olarak kooperatifte istihdam edilmesi yönünde alınmış olan bir karar olduğu, davacı tarafından sunulan ortaklar pay defterinin 64. sayfasında ise iki hisse için sadece 200,00 TL'nin yazılı olduğu, ancak bu sermaye payının ödenip ödenmediğinin belli olmadığı gerekçesiyle, DAVACININ DAVALI KOOPERATİFİN ORTAĞI OLMADIĞI, KOOPERATİFLER KANUNU'NUN 53. MADDESİNE GÖRE ORTAK OLMAYAN DAVACININ GENEL KURUL KARARLARININ İPTALİNİ İSTEMEKLE HAKKININ BULUNMADIĞI GEREKÇESİYLE, DAVANIN REDDİNE KARAR VERİLMİŞTİR. Davacı taraf temyiz etmiş, Davalı tarafın lehine olarak Yargıtay karar vermiştir.”
Yargıtay 23.Hukuk Dairesinin 19.12.2011 Tarihli 2011/839 Esas 2011/2665 Karar Sayılı İlamında da benzer gerekçe ile onama kararı verilmiş olup karar özeti aşağıdaki şekildedir; “…Mahkemece, iddia, savunma, benimsenen bilirkişi raporu ve dosya kapsamına göre, davacılardan ..., ... ve ...'nin başka bir ortağın üyelik hakkını devraldığına, yönetim kuruluna yazılı başvuruda bulunduklarına, kooperatife aidat ödediklerine ya da kooperatifin bu şahısları zımnen ortak olarak kabul ettiğine ilişkin kooperatif kayıtlarında herhangi bir belgeye rastlanmadığı, kooperatif ortağından tapunun devralınması suretiyle ortaklık sıfatının kazanılmasının hukuken mümkün olmadığı, bu DAVACILARIN KOOPERATİFE ORTAK OLMADIKLARINDAN DAVA AÇMA HAKLARININ BULUNMADIĞI, diğer davacıların ise 23.03.2008 tarihli toplantıya katıldıkları halde kararlara muhalif oy kullanmadıkları, muhalefet şerhi yazdırmadıkları, gündeme konulması talep edilen hususların yönetim kurulunun tespit ettiği gündemle bir araya getirilerek gündeme konulduğu, 23.03.2008 tarihli davalı kooperatifin genel kurul toplantısında alınan kararların iptalini gerektiren bir sebep bulunmadığı gerekçesiyle davanın reddine karar verilmiştir.”
Yine Yargıtay 23.Hukuk Dairesinin 24.04.2013 Tarihli, 2013/2048 Esas, 2013/2652 Karar Sayılı, Yargıtay 23.Hukuk Dairesinin 28.11.2011 Tarihli, 2011/1692 Esas, 2011/2103 Karar Sayılı, Yargıtay 11.Hukuk Dairesinin 19.11.2007 Tarihli 2006/11996 Esas 2007/14479 Karar, Yargıtay 23. Hukuk Dairesinin 22.10.2018 Tarihli 2016/1851 Esas 2018/4840 Karar Sayılı kararlarında belirtildiği üzere hazirun listesine yazılmaya hakkı olmayan kişilerin haziruna yazılarak genel kurula katılım göstermesi ve oy kullanması halinde, o genel kurulda alınan kararların geçersizliği gündeme gelebilecektir.
SONUÇ OLARAK; Doktrinde hazır bulunanlar listesine, genel kurula katılabilecekler listesi adı da verilmektedir. Düzenleme gereği genel kurula katılabilecekler listesi yönetim kurulu tarafından hazırlanır. Bu liste yönetim kurulu başkanı tarafından imzalanır ve toplantıdan önce genel kurulun yapılacağı yerde bulundurulur. Hazır bulunanlar listesinde yalnızca genel kurul toplantısına katılmaya hakkı olanlar gösterilir. Dolayısıyla da genel kurul toplantısına yalnızca yönetim kurulu tarafından hazırlanan, “hazır bulunanlar listesinde” adı bulunan pay sahipleri veya temsilcileri katılabilir.